Трудность в контроле первичного учета заключается в отсутсвии графика документооборота.

Основными каналами поступления производственных запасов в ООО «Агрофирма им. Крупской» является приобретение их от поставщиков, подотчетных лиц и списания основных средств, которые пришли в негодность.

Для выполнения производственной программы предприятием определяется потребность в производственных запасах и приобретают их в соответствии с производственной программой. На поставку материалов предприятием заключаются договора с поставщиками, в которых определяются права, обязанности и ответственность сторон по поставкам материально-технических ресурсов.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременным поступлением и оприходованием материалов в ООО «Агрофирма им. Крупской» осуществляет отдел экономики.

С этой целью экономистами предприятия производит оперативный учет выполнения договоров поставки, где отмечают выполнения условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и пр. Контроль бухгалтерии сводится к осуществлению организации данного оперативного учета.

Поступившие на предприятие запасы оформляются первичными документами в следующем порядке.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование (в двух экземплярах – один непосредственно покупателю, другой – через банк), товарно-транспортную накладную, квитанцию к железнодорожной квитанции и пр. Расчетные и другие документы, связанные с оприходованием материалов, поступают ответственному исполнителю по поставке, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию.

В бухгалтерии по документам, которые поступили, проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен и пр. В результате такой проверки на расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Кроме этого, бухгалтерами осуществляется контроль за поступлением грузов. С этой целью ведут журнал учета грузов, которые поступили. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер приходного ордера.

Для получения материалов с склада не местных поставщиков экспедитору выдают наряд или доверенность, в которых указывают перечень материалов, которые подлежат получению.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад ООО «Агрофирмы им. Крупской» и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счету поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют односторонними и многосторонними приходными ордерами. Первый из них составляют только на определенный вид материалов, во второй записывают все принятые материалы независимо от количества. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор.

Материальные ценности оприходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетных). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются в двух единицах измерения.

При отсутствии разногласий между данными поставщика и фактическими данными разрешается оприходование материалов осуществлять без приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в отпечатке которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается.

В случае, когда есть разногласия количества и качества с данными сопроводительных документов поставщика, а также для материалов, которые поступили без платежных документов, составляют “Акт о принятии материалов” (типовая форма № М-7). Он составляется комиссией, в которую входят заведующий складом, представитель отдела поставки и другие. Акт составляется в двух экземплярах и является основанием для оприходования бухгалтерией фактически принятых материалов.

Производственные запасы, которые поступили от поставщика производственным автотранспортом, оприходуются на основании товарно-транспортной накладной (ТТН), полученной от грузоотправителя. ТТН применяют как приходный документ у покупателя в случае отсутствия разногласий количества грузов, которые поступили с данными накладной. При наличии таких разногласий принятия материалов оформляют актом о принятии материалов.

При оприходовании производственных запасов, приобретенных подотчетными лицами первичными документами, которые подтверждают стоимость приобретенных материалов является товарный счет и акт (справка), которые составляет подотчетное лицо при участии других должностных лиц предприятия. В них указываются содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, даны паспорта продавца товара. Акт (справка) прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

В случае поступления груза на склад без документов выписывается приказ складу о приеме груза без документов. Заведующий складом сдает приказы в бухгалтерию вместе с приходными ордерами.

Для получения материалов от иногородного поставщика покупатель должен выдать экспедитору (или представителю отдела снабжения) Доверенность (типовая форма № М-2), зарегистрированную в журнале регистрации доверенностей.

Оприходование кормов оформляется Актом приема грубых и сочных кормов. Данный документ составляется комиссией, утвержденной приказом руководителя хозяйства и является основным документом по приему различных кормов на предприятие. Материальные ценности на ремонт машин и оборудования отпускаются на основании лимитно – заборных карт, которые составляются на основании Ведомости дефектов на машин.

По окончанию посевной компании в бригадах составляются Акты об использовании семян и посадочного материала (ф.№115).

По факту внесения минеральных органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов бригадиром составляется Акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов (ф.№118). к данным актам прикладываются лимитно – заборные карты.

Основанием для списания в расход минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов служит Акт об использовании минеральных удобрений, ядохимикатов и гербицидов (ф. №118).

Акт составляет агроном по окончании внесения удобрений и ядохимикатов в почву или опрыскивания соответствующих культур. Его подписывают агроном, бухгалтер и утверждает руководитель хозяйства, К акту принимают лимитно-зборные карты, товаро-транспортные накладные и другие документы, по которым оформлялась доставка удобрений и ядохимикатов со складов к местам их использования. Затем акт передают в бухгалтерию для соответствующих записей в регистрах бухгалтерского учета.