На документы по оприходованию запасов (горючего, запчастей, малоценных и быстроизнашивающих предметов и прочее) составляется реестр приходных документов, а на документы, которые подтверждают расход, – реестр расходных документов. В регистрах приводятся следующие реквизиты:

– период, за который составлен реестр (неделя, декада, месяц);

– название документов (приходный ордер, накладная, акт приема материалов, транспортные накладные и прочее), на основании которых составлен реестр;

– номера документов и их общее количество;

– подписи заведующего складом и бухгалтера, который принимает реестры.

Реестры составляются в двух экземплярах: один остается на складе, в второй, с приложенными к нему документами, сдается в бухгалтерию.

Принимая реестры, бухгалтер проверяет правильность записей в карточках складского учета всех документов и ведения остатков. Выполненная работа подтверждается подписью в графе карточки «контроль».

Документы группируются по видам запасов, после чего по каждой из групп документов подсчитывается общая сумма, которая записывается на обратной стороне реестра. Данные обработанных реестров заносятся в накопительную ведомость движения материалов, которая составляется бухгалтером.

Обработанные реестры записываются в накопительную ведомость движения материалов, которая составляется бухгалтером.

Поскольку в карточках складского учета отражается, как правило, только качественные показатели, а в накопительных ведомостях – суммовые показатели движения материалов, возникает необходимость согласования данных складского и бухгалтерского учета. Для проверки правильности отражения данных на складе применяется книга остатков материалов. В ней записывается материалы в разрезе отдельных видов и групп материальных ценностей. В конце каждого месяца заведующий складом переносит остатки на конец месяца в книгу остатков материалов, которую передает в бухгалтерию. Бухгалтер проставляет цены по каждому наименованию материалов и находит остаток в суммовом выражении как результат умножения количественных значений на соответствующие цены.

Если выявляется расхождение между итогом в целом по группе материалов, показанных в книге остатков, и сумой, показанной в накопительной ведомости, это говорит об ошибке. Виновными в возникновении ошибки может быть как завскладом, так и работник бухгалтерии. Поэтому необходимо еще раз проверить правильность перенесения данных из документов в карточки складского учета по группе материалов, в которой найдено расхождение. Проверяется также правильность обработки реестров сдачи документов и составления накопительной ведомости.

Для быстрого поиска ошибок применяется такой прием, как выделение групп в середине счета «материалы». Чем больше групп, тем легче локализовать и выявить ошибки, поскольку проверке подлежит не весь массив карточек, а лишь карточки определенной группы.

Для систематизации данных о поступлении материальных ценностей на предприятие и состояния расчетов с поставщиками необходим регистр бухгалтерского учета, в котором отражаются следующие данные: дата, номер документа и наименование материалов, номер приходного документа, дебет синтетических счетов материальных ценностей, сальдо на начало месяца, отметка об оплате.

Сверку поступления запасов в ООО «Агрофирма им. Крупской» в результате покупки осуществляют в журнале-оредере № 6 с.-х.

Фактическая себестоимость приобретенных запасов определяется в конце месяца после подсчета общей суммы транспортно-заготовительных расходов и расчетов их распределения между отдельными видами запасов.

На протяжении месяца записи в журнале-ордере 6 с.-х. производят на основании документов поставщика, которые поступают в бухгалтерию предприятия и соответствующим образом обрабатываются. Целесообразно отражать стоимость материальных ценностей по покупным ценам, в качестве которых принимается цена поставщика, указанная в счетах к оплате. Все другие элементы, указанные в счетах поставщика, в цену не входят и отражаются отдельно (налог на добавленную стоимость) или входят в состав транспортно-заготовительных расходов, которые накапливаются по дебету счета 20 «Производственные запасы» субсчет «Транспортно-заготовительные расходы».

Необходимо отметить, что в случаях недостачи запасов при их приеме на склад и определении суммы претензии делается расчет, который предвидит возмещение недостачи по покупным ценам и включает суммы налога на добавленную стоимость и транспортно-заготовительные расходы.

Для синтетического учета производственных запасов применяется счет 20 «Производственные запасы» (табл. 3.1).

Данный счет имеет следующие субсчета:

201 «Сырье и материалы»

202 «Покупные полуфабрикаты и комплектующие»

203 «Топливо»

204 «Тара и тарные материалы»

205 «Строительные материалы»

206 "Материалы, переданные в переработку"

207 "Запасные части"

208 "Материалы сельскохозяйственного назначения"

209 "Прочие материалы"

Работники бухгалтерии ООО «Агрофирма им. Крупской» составляют бухгалтерские проводки.(Табл 3.2)

Участвуя в производственном процессе, сырье и материалы полностью потребляются в производственном процессе и, как правило, изменяют свою первоначальную форму (например, металл в металлообрабатывающих предприятиях, шерсть для текстильных предприятий и т. д.).

Таблица 3.2. Журнал регистрации хозяйственных операций по учету производственных запасов в ООО «Агрофирма им. Крупской»