Рациональному использованию материальных ресурсов на предприятии будет содействовать реализация современных концепций управления производственными запасами.

Рисунок 4.1 - Внешние и внутренние факторы влияния на систему управления производственными запасами.

Принимая решение о создании запасов, необходимо, чтобы расходы на содержание запасов были минимальными и не возникал дефицит, который нарушает ритмичный ход производства и реализации продукции.

Увеличение удельного веса запасов может повлечь к увеличению денежных средств в обороте и замедлению их оборачиваемости, потерям потребительских свойств запасов и невозможности их дальнейшего использования в технологическом процессе, снижения качества готовой продукции, которая изготовляется из несоответствующего сырья, и в результате - вынужденного снижения цен на продукцию, снижения доходов и тому подобное. С другой стороны, в условиях нестабильного сырьевого рынка и высокой инфляции увеличение размера производственных запасов может быть оправдано необходимостью поддерживания предприятия в рабочем состоянии.

Уменьшение же удельного веса вложения активов в производственные запасы и незаконченное производство может быть симптомом дефицита средств, что может повлечь в будущем к сужению фронта работ, недозагрузки производственных мощностей, нарушение технологического режима, падение объемов производства реализации продукции, ухудшение ее качества.

Не менее важным моментом является стабильность заданной структуры размещения запасов между отдельными стадиями круговорота, резкие перепады в их структуре значат перераспределение вложенных средств между отдельными видами материализованных оборотных активов и отражают нарушение постепенности круговорота средств предприятия, стойкости ритма прохождения средствами соответствующих стадий.

Руководство ООО «Агрофирма им. Крупской» должно всегда владеть достаточным количеством запасов, которое позволяло бы выполнять договорные обязанности и заказы точно в срок. Конечно, это задание можно решить только на основании управления запасами.

Следовательно, основными задачами управленческого учета материильно-производственных запасов необходимо ставить:

1) ежедневное получение информации о поступлении и расходовании запасов в разрезе их количества, качества и материально ответственных лицах;

2) контроль за соблюдением установленных норм, что позволит обеспечить бесперебойный выпуск продукции (работ, услуг);

3) непрерывная оценка реальной стоимости запасов на складе и проведение анализа эффективности использования запасов;

4) оптимизация объема закупки запасов, выявление резервов снижения расходов, связанных с заготовлением запасов;

5) выбор метода оценки запасов при их, выбытии, который лучше всего подходит для предприятия;

6) повышение достоверности отражения на счетах аналитического учета хозяйственных операций по поступлению и использованию запасов;

7) своевременное составление и предоставление отчетности о движении запасов.

Каждое предприятие должно иметь свою систему управления запасами, созданную с учетом его специфических требований. Она будет эффективно функционировать только при участии и поддержке всех подразделений предприятия, которая выражается в обеспечении информацией руководителей подразделений об управлении запасами, производственной программе, степени участия своих подразделений. Эта информация нужна маркетологам, менеджерам и главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер - это, лицо, которое рассматривает товарно-производственные запасы с позиции количества, качества, стоимости и материальной ответственности. Он не может не реагировать на требования маркетинга и производства, но должен знать, что товарно-производственные запасы - это несколько больше, чем просто оценка оборотных материальных запасов в отчетности.

Так же с целью совершенстования учета на предприятии предлагаем использовать компьютерные программы.

Компьютерные программы обеспечивают оперативную выписку товаросопроводительных документов при оприходовании запасов от поставщика; при этом происходит автоматическое формирование бухгалтерских проводок (рис. 4.2).

При оприходовании запасов осуществляется автоматический расчет его полной себестоимости (при закупке по импорту с учетом госпошлины, сборов за оформление, накладных расходов) в соответствии с заданной пользователем моделью калькуляции.

При этом учет запасов может осуществляться одним из методов – по покупательным или продажным ценам. Предусматривается также возможность учета списания себестоимости запасов при отпуске для оказания услуг методами FIFO, расчетом средневзвешенных цен. При партионном учете обеспечивается контроль поступления, расходов и оперативного остатка запасов каждой поставки.

Накладные

Рисунок 4.2 - Порядок учета поступления и списания запасов в компьютерных учетных системах

Рассмотрим порядок отображения учета запасов на примере программы “1С:Предприяие 7.7” (“оперативный учет”).

Для отображения хозяйственных операций по оприходованию запасов в учете в типовой конфигурации программы назначен документ “Поступления запасов”. Его экранная форма заполняется на основании складских документов на оприходование и сопроводительных документов поставщика в следующем порядке.

Сначала в шапке документа указывается поставщик, сопроводительный документ и склад, на который приняты запасы. Заполнение этих реквизитов проводится путем выбора из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, его можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

После этого заполняется табличная часть, в которой перечисляются ассортимент полученных запасов, количество и цена за единицу. Если запасы поступал раньше, то можно воспользоваться кнопкой “Подбор”. В этом случае достаточно избрать запасы со справочника “Номенклатура” и указать его количество. Другие графы табличной части (“Цена”, “Сумма”, “НДС”, “Всего”) подсчитываются автоматически.

Справочник “Номенклатура” в типовой конфигурации является универсальным, т. е. в нем предусмотрено хранение информации не только о запасах, но и о продукции, которая производится, услугах, которые предоставляются. Для того, чтобы система могла правильно определить номенклатурную единицу, в реквизите “Тип” указывается ее классификационный признак: запасы или услуги.

В реквизите “Наименования” указывается короткое наименование позиции запасов или услуг. Оно используется, как правило, при выборе запасов из перечня, при заполнении табличных частей экранных форм документов и тому подобное. Наименование запасов для исходных документов (накладных, счетов-фактур и тому подобное) указывается во многострочном поле “Полное наименование, короткая характеристика”.