ПРОПАЖА И УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Если первичные документы были утеряны или уничтожены, то руководитель предприятия, учреждения обязан письменно сообщить об этом в правоохранительные органы и назначить отдельным приказом комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта в десятидневный срок высылается органу, осуществляющему управление предприятием, а учреждениями — еще и местному финансовому органу.

Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сводные документы, которые также следует относить к первичным документам (авансовые отчеты, товарно-кассовые отчеты, товарно-денежные отчеты, материальные отчеты и т. п.).

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

2. УЧЕТ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

2.1 Табель учета рабочего времени (ф. № 64)

Табельный учет рабочего времени ведут во всех производственных и непроизводственных подразделениях предприятия, за которыми закреплен списочный состав рабочих, служащих и инженерно-технических работников.

Правильная организация табельного учета позволяет анализировать состав работающих по категориям и профессиям, использование рабочего времени, состояние трудовой дисциплины, дает необходимый материал для анализа производительности труда. Табельный учет дает возможность контролировать своевременную явку работников на работу, использование рабочего времени в течение дня (смены), выявить причины нарушений.

Общие вопросы учета использования рабочего времени (табельного учета):

1. Учет использования рабочего времени осуществляется при каждой отметке в табеле, который открывается ежемесячно на работающих цеха (отдела), участка и т. п.

2. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету работы и ее оплаты. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому и должен оставаться незадействованным не менее трех лет.

3. Табель представляет собой именной список работников цеха (отдела), участка и т. п. и ведется отдельно по категориям, а в пределах категории работающих — в порядке табельных номеров, или алфавитном порядке.

4. Табель составляется (готовится) за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Записи в табеле производятся на основании надлежащим образом оформленных документов по учету особого состава: приказа (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле или методом сплошной регистрации, а именно отметки обо всех прибывших, опоздавших и т. д., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Табельный учет ведут по типовой форме № 64 «Табель учета рабочего времени» бригадиры, заведующие фермами, ремонтными мастерскими и автогаражами, звеньевые, учетчики, бухгалтеры и другие ответственные работники в соответствии с графиком документооборота. Табель открывают заранее, т.е. до начала отчетного периода. Работников в табель записывают по категориям и профессиям в алфавитном порядке или в порядке табельных номеров. Их включают в табель или исключают из него только на основании надлежаще оформленных документов — приказов (распоряжений) на прием и увольнение с работы, перевод на другую должность или в другое подразделение. При оформлении на работу каждому работнику присваивают постоянный табельный номер, который может меняться только при переводе в другое подразделение хозяйства. За каждым подразделением закрепляют определенное количество табельных номеров, например, для отделения № 1 — с 1 по 200, для отделения № 2 — с 200 по 400 и т.д.

Табель заполняют ежедневно по окончании рабочего дня. В первой строке (или числителе) записывают количество фактически отработанных человеко-часов, причины неявок и целодневных простоев, во второй строке (или знаменателе) – причины и количество внутрисменных простоев. По этой же строке показывают часы сверхурочной и ночной работы. Отработанным человеко-часом считается час фактической работы одного работника. Поэтому время внутри рабочего дня, в течение которого работник не работал (простои, время нахождения работника в пути до места работы и после ее окончания, опоздания и преждевременные уходы с работы, время обеденных перерывов, длительных перерывов в работе из-за погодных условий, а также всех не предусмотренных технологией перерывов), в число отработанных человеко-часов не входит.