Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.

Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй, при необходимости - и третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях №) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета .... Ф.И.О №....».

Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

После принятия авансового отчета от подотчетного лица и его проверки осуществляется дальнейшее его заполнение в бухгалтерии. Работники бухгалтерии заполняют незаполненную часть реквизитов лицевой и обратной сторон бланка авансового отчета.

В бухгалтерии указываются следующие сведения: порядковый номер авансового отчета, количество подтверждающих документов, поданных в приложении к отчету и принятых к учету; проводится окончательный расчет с подотчетным лицом: внесение им остатка или формирование задолженности перед ним (в дальнейшем - выдача ему денежных средств из кассы при большей величине затрат, если подтверждена целесообразность данного превышения).

В крайней левой части лицевой стороны формы проводятся расчеты сумм по денежному авансу - остаток предыдущего аванса, полученные подотчетным лицом средства, сумма затраченных средств (по признанной величине израсходованных средств), приводится результат расчета - остаток средств подотчетного лица или превышение им расходования средств. В крайней правой части лицевой стороны указывается корреспонденция счетов бухгалтерского учета по операциям данного отчета. Хотя данные части формы имеют больше отношения к мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета, однако они заполняются и при журнально-ордерной, и при компьютерной формах ведения учета.

Бухгалтер указывает установленную по подтверждающим документам и расчетам величину затрат по отчету и удостоверяет целесообразность затрат и их величину своей подписью, указывает дату проведения операции.

На обратной стороне авансового отчета в графе «Дебет. Счет» работник бухгалтерии против величины затрат указывает номер счета в соответствии с рабочим планом счетов предприятия. При необходимости бухгалтер указывает сумму НДС, выделенную в документе.

Остановимся на значении указания дат составления и утверждения отчета. Одним из условий соблюдения требований нормативных документов по расчету наличными денежными средствами является совпадение по времени представления отчета и возврата остатка наличных денег, полученных в кассе. С целью выполнения таких требований в бухгалтерии желательно вести объединенный регистр учета авансовых отчетов и возврата средств по данному отчету.

Дата составления авансового отчета подотчетным лицом признается как дата принятия предприятием отчета подотчетного лица о расходовании полученных средств.

Авансовый отчет передается руководителю, утверждающему величину затрат по данному отчету. В соответствующем разделе лицевой стороны авансового отчета указывается дата утверждения отчета руководителем.

К учету принимается величина затрат, определенная в авансовом отчете, утвержденная руководителем организации. Дата утверждения отчета руководителем признается как дата признания фактически использованной суммы наличных денег и дата формирования величины затрат.

После утверждения отчета руководителем и после осуществления расчета с подотчетным лицом в нижней части лицевой стороны формы авансового отчета выполняется окончательный расчет по данному отчету: указывается сумма и дата внесения/выдачи превышения затрат с заполнением реквизитов кассовых документов, ставится подпись работника бухгалтерии о соответствии проведенного окончательного расчета с подотчетным лицом.

Заполненное командировочное удостоверение возвращается на предприятие и является неотъемлемой частью документов, подтверждающих выполнение задания по командировке подотчетным лицом предприятия.

После утверждения авансового отчета все приложения к нему, включая командировочное удостоверение, хранятся в бухгалтерии вместе с авансовым отчетом.

6.9 Объявление на взнос наличными

Объявление на взнос наличными выписывается при внесении наличных денег на расчетный счет. Оно состоит из трех частей: первая - собственно объявление - остается в банке; вторая - квитанция - передается вносителю денежных средств и служит оправдательным документом; третья - ордер - вместе с выпиской банка, возвращается предприятию и является подтверждением зачисления внесенной суммы на его счет.

6.10 Счет-фактура (ф. № 868)

Счет-фактура – это первичный документ, который выполняет несколько иную функцию, нежели накладная. Во-первых, он представляет собой предложение уплатить определенную сумму денег, а во-вторых – может свидетельствовать о факте получения ТМЦ.

Однако не всегда счет-фактура исполняет роль только первичного документа. В отдельных случаях счет-фактура может являться аналогом договора. Если она содержит сведения о поставщике и покупателе, наименовании и стоимости товара, информацию о сроках оплаты (допустим, она действительна в течение 3 (5, 10) дней), а также сведения о налоговом статусе поставщика, то в совокупности с другими документами (например, платежными) она может подтверждать факт заключения договора.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Альбом форм регистров и первичных документов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных предприятиях (в шести книгах). Кн. – М.: ВГО «Сельхозучетиздат», 1976.

2. Бланки налоговой и бухгалтерской отчетности // www.blank.com.ua

3. Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» // Баланс.-1999.-№37.

4. Облік і фінанси АПК. Бухгалтерський портал // www.faaf.org.ua

5. Пироженко О., Кузнецов В., Андрусь О. Как заполнить первичную документацию. – Х.: Фактор, 2008. – 256с.

6. Погребная Л. Делопроизводство, каким оно должно быть. – Х. Фактор, 2006. – 416с.

7. Федяев А. М. и Кириченко В. Е. Организация первичного и аналитического учета (пособие) – М.: Россельхозиздат, 1989.

8. Шарманська В.М. Первинна документація і регістри бухгалтерського обліку Навчальний посібник К.: Знання-Прес, 2003. — 268 с.