6.5 Платежное требование-поручение

Для расчетов за полученные товары и произведенные работы, уплаты подоходного и других налогов, страховых и других платежей финансовым, профсоюзным, другим организациям и учреждениям сельскохозяйственные предприятия применяют платежные поручения двух форм.

Первая форма платежного поручения (ф. № 0401002) предназначена для расчетов с одним получателем денежных средств.

Этот документ — поручение предприятия банку списать с его текущего счета, счета капиталовложений или особых текущих (расчетных) счетов и зачислить на счет поставщика или подрядчика сумму, причитающуюся ему за проданные товары или выполненные работы. Платежное поручение выписывают в 3 экземплярах, а при переводе по телеграфу — в 2 экземплярах. Если плательщика и получателя средств обслуживают разные одногородние учреждения банка, то поручения составляют в 4 экземплярах. Плательщик в графе бланка поручения «Назначение платежа, наименование товара и т. д.» указывает наименование товара или назначение переводимых средств, а также номера и суммы товарных документов.

Платежное поручение для сдачи в банк действительно в течение 10 календарных дней со дня выписки. Первый и -третий экземпляры поручений подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Принимая платежные поручения к исполнению, учреждение банка третий экземпляр выдает плательщику с распиской в приеме поручения, скрепленной оттиском штампа. При механизации учета денежных средств бухгалтерия предприятия в платежных поручениях в предусмотренных местах проставляет код предприятия, синтетических и аналитических счетов.

Для расчетов с предприятиями связи за переводы, совершаемые через почту, за пересылку почтовых посылок и оплату наложенных платежей предприятия применяют акцептованные поручения. При этом используются платежные поручения, приведенные выше. Акцептованные поручения выписывают в 3 экземплярах. Первые два экземпляра оформляют подписями и оттиском печати, последний скрепляют оттиском штампа банка и выдают хозяйству в качестве расписки в приеме поручения.

Вторую форму платежного поручения — Сводное платежное поручение (ф. № 0401003) —применяют в случаях, когда сельскохозяйственному предприятию необходимо одновременно перечислить со своего счета суммы нескольким получателям. Эти поручения принимают как для расчетов с одногородними поставщиками, финансовыми органами и другими организациями, так и с иногородними предприятиями и организациями. При - одновременном перечислении большего количества платежей, чем предусмотрено бланком, заполняют несколько бланков. Общую сумму всех перечислений прописью и цифрами указывают на последнем листе. Руководитель и главный бухгалтер сельскохозяйственного предприятия заверяют каждый лист печатью и подписями.

Поручение выписывают в 3 экземплярах: первый — оставляют в банке, второй — разрезают на ленточки, которые прикладывают к выписке из расчетного счета получателя, третий — прикладывают к выписке плательщика. При расчетах через два одногородних банка поручение заполняют в 4 экземплярах.

6.6 Заявление на аккредитив

Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя иногороднему банку поставщика производить оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком и не может быть переадресован.

Аккредитив выставляют как за счет собственных средств хозяйства, так и за счет кредитов банка с расчетного, текущего счета и со счета капитальных вложений. По усмотрению покупателя аккредитив открывают по почте или по телеграфу. Срок его действия в байке поставщика устанавливает покупатель в пределах до 25 календарных дней со дня открытия. Выплаты по нему производятся в полной сумме или частями, но не менее 25 грн.. в каждом отдельном случае. Банк поставщика осуществляет выплату по аккредитиву против представленных поставщиком реестров счетов, составляемых на бланках ф. № 883, в названии которых вместо слов «платежное требование» надписывается «реестр счетов», а также против транспортных документов, удостоверяющих отгрузку товаров. Остаток не использованных по аккредитиву средств возвращают на счет покупателя.

Для открытия аккредитива покупатель представляет обслуживающему его банку Заявление на аккредитив (ф.№ 0401005).

По почтовым аккредитивам покупатель представляет в банк заявление в 5, а по телеграфным — в 4 экземплярах. Последний экземпляр заявления выдают покупателю в качестве расписки банка об открытии аккредитива.

6.7 Реестр чеков

Расчетный чек — это составленное на специальном бланке банка письменное поручение банку перечислить со счета чекодателя на счет получателя-чекодержателя определенную сумму средств.

В отдельных предприятиях используют чеки из лимитированных и нелимитированных книжек, которые они получают от учреждений банка. Чеки из лимитированных и нелимитированных книжек применяют при одногородних расчетах за полученные товары и оказанные услуги, а также в иногородних расчетах за принятые покупателями по приемо-сдаточным документам товары, если они фактически вывезены покупателем или доставлены ему, а также за оказанные услуги. Кроме того, чеки используют при постоянных расчетах с транспортными организациями за тариф и услуги и с предприятиями связи за пересылку почтовых посылок и отправлений наложенным платежом. Лимит чековой книжки устанавливают, как правило, в месячной потребности, если книжка приобретена за счет ссуды банка, а также за счет средств финансирования капитальных вложений. Совокупный лимит чековых книжек, приобретаемых за счет собственных средств, определяет само предприятие исходя из объема платежей чеками, наличия средств для их депонирования, количества приобретаемых книжек и числа чеков в них. Срок действия лимитированных чековых книжек ограничен 6 месяцами.

Нелимитированные чековые книжки выдают сроком действия до одного года со дня их выдачи. Чеки, выписанные по истечении указанных сроков, недействительны. Неиспользованные чеки после исчерпания лимита или после истечения срока действия книжки владельцы книжек гасят.

Чеки выдают, как правило, одновременно с отпуском товаров или оказанием услуг. В чеке и корешке чека обязательно указывают, какому хозоргану и в уплату за что (общее наименование товаров и услуг), по каким документам перечислена сумма. Одним чеком может быть оплачен один или несколько счетов одного и того же поставщика. При выборке товара на месте чеки подписывают должностные лица предприятия которому выдана доверенность на получение товара. Право на подписание чеков оговаривается в доверенности, которую передают поставщику. В этом случае на чеке перед подписью делается надпись «По доверенности».

При выписке чека из лимитированной книжки покупатель-чекодатель переносит остаток лимита из корешка предыдущего чека на корешок выписанного чека и выводит новый остаток лимита. Остаток заверяют лица, подписывающие чек.

Для получения лимитированной или нелимитированной чековой книжки сельскохозяйственное предприятие представляет в банк заявление по ф. № 896.

Заявление выписывают в одном экземпляре за подписями руководителя и главного бухгалтера хозяйства и с оттиском печати.

В заявлении указывают номер счета, с которого будут оплачены чеки данной книжки: на выдачу лимитированной книжки—№ 760, на выдачу нелимитированной книжки — номер счета по ссудам под расчетные документы в пути, специального ссудного счета или лицевого счета по децентрализованным зачётам. После слов «для расчетов с ...» указывают наименование транспортной организации или поставщика, с которым будут производиться расчеты из получаемой чековой книжки, а если таковых несколько, то пишут «за услуги транспорта и связи» или «с поставщиками за товары и услуги».

Вместе с заявлением о выдаче лимитированной книжки представляют платежное поручение для перечисления на счет № 760 депонируемых средств. В нижней части поручения делают надпись: «За лимитированную чековую книжку для расчетов с...» (далее в соответствии с предыдущим абзацем).

Чеки, поступившие в платеж за товары и услуги, поставщик сдает в обслуживающее его учреждение банка без задержки (не позже 3 дней). На три и более чеков составляют реестр чеков (ф. № 0401007).

Один и два чека могут быть сданы в банк без реестра. При большем количестве чеков перечень их помещают на оборотной стороне реестра. В случае предъявления к оплате чеков одного чекодателя в реквизите реестра «Дебет» проставляют номер его счета, но в перечне чеков этот номер не указывают. Первый экземпляр реестра подписывает должностное лицо клиента, сдающего чеки в банк. Оттиском печати реестр не заверяют. Реестр представляют в банк в 2 экземплярах, если счета чекодателя и получателя ведут в одном и том же учреждении банка. Когда счета покупателей-чекодателей ведут в разных учреждениях банка, на каждое учреждение банка составляют отдельный реестр в 3 экземплярах. Допускается составление одного реестра с включением в него чеков из книжек, выданных разными учреждениями банка, если к каждому из них предъявлено до трех чеков. В этих случаях в реестре выводят частные итоги сумм чеков, относящихся к каждому учреждению банка, и оборотную сторону реестра не заполняют. Между частными итогами указывают соответствующее учреждение банка.

6.8 Авансовый отчет (ф. 286)

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на покупку сельскохозяйственной продукции, при направлении в служебную командировку в пределах Украины или за рубеж) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Рассмотрим порядок составления данного документа подотчетным лицом и работниками бухгалтерии в общем виде.

Работники предприятия как получившие наличные деньги на служебную командировку под отчет, так и не получившие их, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением соответствующих оправдательных документов (о них уже упоминалось в предыдущих разделах).

В соответствии с принятым на предприятии порядком, зафиксированным в приказах об учетной политике, о служебных командировках, в графике документооборота и т.д., если подотчетному лицу одновременно выдаются денежные средства на командировочные расходы и на производственные нужды, оно в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки обязано подать одновременно два авансовых отчета об израсходованных средствах: один - о средствах на командировку, второй - о расходовании средств на хозяйственные нужды.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает: наименование организации, направившей его в командировку, отдел (сектор), в котором оно работает, должность и профессию, свою фамилию, имя и отчество, дату заполнения отчета и назначение полученного для выполнения задания аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и др.).

Перед заполнением обратной стороны авансового отчета подотчетное лицо систематизирует первичные документы (транспортные билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц (мотелей) или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы, акты закупки, счета-фактуры, налоговые накладные и т.д.) в хронологическом порядке и нумерует их, указывая номер на документах.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• подтверждающие документы подаются в оригинале;

• по форме они должны соответствовать принятым в Украине требованиям для оформления и заполнения первичных документов;

• по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса;

• в документах, если это необходимо, должно быть указано наименование предприятия, направившего подотчетное лицо.

Обратная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам: