Бланки некоторых отдельных первичных документов относят к бланкам строгой отчетности. Наиболее распространенными в предпринимательской практике являются: доверенность на получение ценностей, товарно-транспортная накладная на перемещение алкогольных напитков, документы на гарантийное обслуживание, векселя, расчетные квитанции, денежные чеки, проездные документы, проездные билеты и прочие. Такие бланки требуют изготовления с типографской нумерацией в соответствии с Правилами изготовления бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности, утвержденными приказом Министерства финансов Украины от 25 ноября 1993 года № 98, Службы безопасности Украины от 15 ноября 1993 года № 118, Министерства внутренних дел Украины от 24 ноября 1993 года № 740.

Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующими министерствами и ведомствами, с обязательным указанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т.п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства. Бланкам строгой отчетности при учете отводится особое внимание. При поступлении их на склад и их отпуске с него оформляется приходно-расходная накладная. Наличие этих бланков отражается в книге по их учету, которая пронумерована, прошнурована, заверена подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплена печатью данного предприятия. В случае списания бланков строгой отчетности составляется акт на списание использованных бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности, хранящиеся на предприятии, в организации, отражаются на основании платежно-приходных документов по стоимости, состоящей из расходов на их изготовление (приобретение) и доставку, по дебету субсчета 209 «Прочие материалы». Одновременно на забалансовый счет 08 «Бланки строгого учета» зачисляется стоимость указанных бланков по номинальной стоимости. В аналитическом учете приводят данные о месте хранения, нумерации, количестве и стоимости таких бланков.

Передача бланков строгой отчетности с места хранения лицу, которое назначено для выписки и регистрации выданных и возвращенных бланков, проводится по документам на отпуск ценностей (требование, накладная и т.п.) из мест хранения и отражается в аналитическом учете на субсчете 209 «Прочие материалы» и забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». На основании утвержденного руководителем акта о списании использованных бланков строгой отчетности с указанием их нумерации и количества, составляемого не реже одного раза в квартал, стоимость использованных бланков списывается с субсчета 209 «Прочие материалы» в корреспонденции со счетами учета затрат производства и обращения и одновременно со счета 08 «Бланки строгого учета».

СПОСОБЫ И СРЕДСТВА ЗАПОЛНЕНИЯ

СВЕДЕНИЙ И РЕКВИЗИТОВ

Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться чернилами только темного цвета, пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров, средств механизации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

Исключается заполнение документов чернилами или другими средствами красного цвета, поскольку в бухгалтерском учете этот цвет традиционно используется для исправления ошибок (метод «сторно»).

Первичные документы, созданные средствами вычислительной техники на машиночитаемых носителях, применяются в бухгалтерском учете при условии придания им юридической силы и доказательности (иначе говоря, они должны иметь все перечисленные нами выше обязательные реквизиты).

Документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовлен и размечен в соответствии с требованиями соответствующего стандарта и закодирован согласно с утвержденной системой кодификации.

По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятия, учреждения обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

Документ может быть подписан лично с применением факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на вычислительных машинах и иных средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или другим способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, осуществившее хозяйственную операцию. Для этого лицо, ответственное за правильность составления документа, должно иметь свой код. Принадлежность кода конкретному лицу регистрируется организацией-создателем документа на машиночитаемом носителе, а также создаются технические, программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами.

Однако использование факсимиле или другого аналога собственноручной подписи возможно не всегда. Например, не предусмотрено использование факсимильной подписи в кассовых документах или документах на перечисление безналичных денежных средств (письмо НБУ от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507).

Для предотвращения несанкционированного вмешательства в оформление первичных документов или их повторного использования свободные строки в первичных документах должны обязательно прочеркиваться, а прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам документы по начислению заработной платы и других подобных выплат подлежат погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Кроме, того, все первичные документы, которые прошли обработку (т.е. внесены записью в соответствующий регистр), помечаются датой записи в учетный регистр или перенесения в машинную систему.

ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК

Ошибки в первичных документах, составленных от руки, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой, так чтобы можно было прочесть исправленное) и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждаться подписями лиц, которые подписали этот документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских документах, а также документах, отражающих операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Следует предусмотреть четкое разграничение ответственности за оформление, предоставление и обработку первичных документов среди должностных лиц предприятия.

Ни одна хозяйственная операция, совершаемая на предприятии и в учреждении, не должна избежать документирования. Однако документированием хозяйственных операций занимаются не только работники бухгалтерской службы предприятия или учреждения, а в первую очередь те, кто проводит хозяйственные операции и дает разрешение на их проведение. Это должностные лица производственных, организационно-технологических, инженерно-технических и распорядительных служб и подразделений, Руководитель предприятия, организации и учреждения должен обеспечить документирование всех хозяйственных операций, связанных с получением доходов, разными расходами, изменением в составе и состоянии имущества и капитала, распределением доходов и т. п.

В целях упорядочения документальной фиксации упомянутых фактов хозяйственной деятельности руководитель предприятия, организации и учреждения утверждает перечень должностных лиц, которым он предоставляет право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества.

На некоторых крупных предприятиях руководители утверждают график документооборота. Делается это для того, чтобы упорядочить перечень осуществляемых хозяйственных операций и сроков их оформления в разных службах или получения документов от других предприятий и передачи их на обработку в бухгалтерскую службу, а также для уточнения перечня должностных лиц, которые осуществляют хозяйственные операции.

Каждому исполнителю выдается выписка из графика, в котором приводится перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их предоставления и подразделения предприятия, учреждения, куда передаются эти документы.

Ответственность за своевременное и качественное составление документов, передачу их в установленные графиком документооборота сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

Таблица 2 – Пример графика документооборота

Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры осуществляется по мере их поступления к месту обработки (бухгалтерия), не позднее срока, обеспечивающего своевременную выплату заработной платы, составление статистической и бухгалтерской отчетности, деклараций и расчетов по налогам, обязательным отчислениям в государственные целевые и внебюджетные фонды.

Первичные документы до внесения их в регистры учета должны обязательно быть проверены работниками, ведущими бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей.

Первичные документы по операциям, противоречащим законодательству, нормативным актам и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и другого имущества, нарушающие договорную и финансовую дисциплину, которые наносят ущерб собственникам (юридическим и физическим лицам), должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия в установленном порядке решения о принятии их к учету.