Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухгалтерскому учету, правомерных требований бухгалтера относительно соблюдения порядка оформления и представления к учету первичных документов (ч. 6 ст. 8 «Организация бухгалтерского учета на предприятии» Закона о бухучете).

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОБРАБОТКЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций согласно статье 9 Закона о бухучете являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сводные документы, которые также следует относить к первичным документам (авансовые отчеты, товарно-кассовые отчеты, товарно-денежные отчеты, материальные отчеты и т. п.).

Следует отметить, что документы, создаваемые на предприятии, делятся на первичные и вторичные документы. Вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой обработки одного или нескольких документов (ст. 27 Закона Украины «Об информации» от 02.10.92 г. № 2657-ХП). При этом под понятием «аналитико-синтетическая обработка документов» понимается процесс обработки информации путем анализа и синтеза содержания документов с целью получения необходимых сведений, а также путем их классификации, оценки, сопоставления и обобщения. Вторичными документами являются регистры бухгалтерского учета (в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т.п.) и финансовая (бухгалтерская) отчетность. Так, учетные регистры (бумажные, машинные) предназначены для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, принятых к учету. В свою очередь, информация о хозяйственных операциях за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Порядок составления, принятия, хранения первичной документации регулируется Положением № 88.

Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т.п.

Информация, содержащаяся в принятых на учет первичных документах, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах. Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Согласно части 2 статьи 9 Закона о бухучете первичные и сводные учетные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

— название документа (формы);

— дату и место составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции;

— единицу измерения хозяйственной операции;

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных первичные документы также могут содержать дополнительные реквизиты:

— идентификационный код предприятия (согласно ЕГРПОУ);

— номер документа;

— основание для осуществления операции;

— данные о документе, подтверждающем личность получателя и другие реквизиты.

Согласно пункту 1.3 Положения № 88 все первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны составляться на украинском языке. Наряду с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном статьей 11 Закона Украины «О языках в Украине» от 29.10.89 г. № 8312-XI. Следовательно, языком работы, делопроизводства и документации наряду с украинским языком может быть и национальный язык большинства населения той или иной местности, а в случаях, когда в пределах административно-территориальных единиц, населенных пунктов компактно проживает несколько национальностей, ни одна из которых не составляет большинства населения данной местности, — язык, приемлемый для населения данной местности. При этом следует помнить, что документы, составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык. Чтобы принять в качестве подтверждения совершения хозяйственной операции документы, составленные на иностранном языке, следует позаботиться об их переводе.

БЛАНКИ

Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. К порядку формирования первичных документов по кассовым, банковским операциям, операциям по движению ценных бумаг, материальных ценностей специальными нормативными актами могут устанавливаться дополнительные требования.

Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм. Госкомстат разрешает вносить в типовые формы первичных документов необходимые дополнения. При этом доработанный бланк должен содержать обязательные реквизиты (письмо от 27.11.2006 г. № 14/2-25/89).