ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их должное хранение в течение установленного срока.

Первичные документы, прошедшие обработку и записанные в учетные регистры, подлежат обязательному хранению, исключению несанкционированного доступа к ним и передаче в архив. Архивом, в котором хранятся бухгалтерские документы, как правило, заведует бухгалтерская служба предприятия. Без разрешения этой службы документы, прошедшие обработку, работникам других подразделений и служб не выдаются.

Прошедшие обработку документы для хранения комплектуются в разрезе учетных регистров в хронологическом порядке, нумеруются и подшиваются.

Хранятся первичные документы в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления от 20.07.98 г. №41. Сроки хранения первичных документов представлены в таблице 3.

Таблица 3 – Сроки хранения отдельных документов в архиве предприятия

Документы, срок хранения которых истек, и которые при этом не имеют научно-исторического значения, по утвержденному руководителем предприятия, учреждения акту-описи сдаются организациям вторсырья.

ИЗЪЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

В соответствии с действующим законодательством государственные органы дознания, предварительного следствия, прокуратуры имеют право на основании постановлений изымать первичные документы наряду с отчетами и учетными регистрами. Иными словами, изъятие оригиналов первичных документов допускается только в случаях, когда такие изъятия производятся согласно уголовно-процессуальному законодательству.

Органы государственной налоговой службы имеют право изымать оригиналы первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов только на основании решения об аресте активов плательщика налогов.

Органы государственной контрольно-ревизионной службы имеют право при проведении ревизий изымать у предприятий, учреждений и организаций оригиналы первичных финансово-хозяйственных и бухгалтерских документов, свидетельствующих о злоупотреблениях, исключительно на основании решения суда.

Изъятие оформляется протоколом (актом), копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

В присутствии представителей органов, осуществляющих изъятие, с их разрешения соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии и составить реестр изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. При изъятии документов, которые недооформлены для хранения (не переплетены, не пронумерованы и т. п.), эти же должностные лица с разрешения представителей органов, осуществляющих изъятие, и в их присутствии могут дооформить эти документы, сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью и печатью.

Органы, изъявшие документы, должны удовлетворять письменные обращения предприятии и учреждений относительно получения выписок, извлечений, копий документов для выдачи справок своим работникам и сторонним организациям по обстоятельствам, предусмотренным законодательством (справка о заработной плате, сведения о расчетах с поставщиками и покупателями и т. п.).

Когда указанные выше органы возвращают изъятые ранее документы, их должно принять под расписку должностное лицо предприятия или учреждения. Эти документы затем вместе с решением об их возвращении подшиваются в те же тома, из которых были изъяты (ив которых находятся постановления на изъятие, реестр и копии таких документов).