Основанием для составления расчетно-платежной ведомости является: табель учета рабочего времени (для начисления заработной платы и всех видов доплат, в основе, которой лежит время доплаты за работу в ночное сверхурочное время, оплата простоев), справки-расчеты бухгалтерии (по всем видам дополнительной заработной платы и помощи по временной нетрудоспособности), расчетные ведомости за прошедший месяц (для расчетов удержаний налога с доходов физических лиц), платежные ведомости (на ранее выданный аванс за первую половину месяца).

В СООО «Дружба Народов» вместо расчетно-платежных ведомостей составляет расчетные ведомости (ф П-50), которая содержит полный расчет заработной платы и удержаний из нее, и отдельно платежную ведомость (ф П-53), которая используется только для выплаты заработной платы.

На платежных ведомостях имеется надпись о разрешении выдачи денежных средств из кассы, подписанная руководителем предприятия и главным бухгалтером, с обозначением суммы и срока выплаты в течение трех рабочих дней. По окончании трех дней, установленных для выплаты заработной платы, кассир построчно проверяет в платежной ведомости подписи в получении и подсчитывает сумму выданной заработной платы, а против фамилии лиц, своевременно не получивших заработную плату в графе «Расписка в получении» ставит штамп или пишет от руки «Депонировано».

В бухгалтерии хозяйств учет депонентских сумм ведется в Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год, где учет ведется в разрезе производственных подразделений. Сумма задолженности по невыданной заработной плате числится в учете и в течении трех лет. По истечении этого срока сумма списывается в состав балансовой прибыли как прибыль от внереализационных операций.

Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано наличными и депонировано. Депонированные суммы кассир записывает в реестр невыданной заработной платы. После этого платежные ведомости и реестр невыданной заработной платы кассир сдает бухгалтеру для проверки и выписки расходно-кассового ордера, который регистрируется в Кассовой книге.

Аналитический учет расчетов по заработной плате ведется в соответствии с табельным учетом работающих на предприятии по списочному составу, то есть это учет расчетов по заработной плате по каждому работающему отдельно. Сума всех начислений заработной платы по каждому аналитическому счету будет равна кредитовому обороту синтетического счета 66 «Расчеты по выплатам работникам» за отчетный месяц, то есть сума начисленной заработной платы по цеху, отделу, предприятию в целом. Сумма всех удержаний по аналитическому счету равна дебетовому обороту синтетического счета 66 «Расчеты по выплатам работникам».

Аналитический учет с рабочими и служащими по оплате труда ведется в карточках – лицевых счетах, в которых содержится информация о начисленной заработной плате, удержаниях, выплатах. Эта информация в последующем используется для расчета средней заработной платы (при наличии отпускных, пособий по временной нетрудоспособности, а также при предоставлении разного вида справок).

Приведем пример лицевого счета работника ЗАО «Дружба – Народов Нова» за январь 2009 года.

Рисунок 3.2 – Расчетный лист работника

На основании Расчетно – платежной ведомости составляется «Сводка начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников» и «Сводка по расчетам с рабочими и служащими» (нетиповой формы), содержащие сведения о составе фонда заработной платы по группам и категориям персонала и по хозяйству в целом, и видам выплат за отчетный период. Данные этих регистров используются для составления периодической статистической, бухгалтерской отчетности.

Синтетический учет оплаты труда и ее использования ведется на синтетическом счете 66 «Расчеты по выплатам работникам». Счет 66 предназначен для обобщения информации по расчетам с персоналом по оплате труда, а также расчеты за неполученную персоналом в установленные сроки суммы оплаты труда (расчеты с депонентами).

В Плане счетов предусмотрены следующие счета синтетического учета:

661 «Расчеты по выплатам работникам».

662 «Расчеты по депонентам».

663 «Расчеты по другим выплатам».

На первом субсчете отражаются суммы начисленной заработной платы работникам предприятия, которые относятся к учетному составу.

На втором субсчете отображаются суммы не выплаченной (депонированной) заработной платы, которые перечисляются с первого субсчета, если работник с каких-либо причин в установленный срок не получил начисленную ему сумму.

На третьем субсчете отражаются выплаты, которые не относятся к фонду оплаты труда.

По кредиту субсчета 661 учитываются суммы начисленной заработной платы и выплаты, которые не входят в фонд оплаты труда.

По дебету субсчета 661 отображаются выплаченные суммы, включая стоимость натуральной оплаты, все виды удержаний из оплаты труда, депонирования сумм невыплаченной заработной платы.