Осуществление расходов распределителей специального фонда осуществляется органами Государственного казначейства Украины на основании предоставленных платежных поручений, к которым предоставляются соответствующие счета, счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные, договора на выполнение работ и т. п.

Платежные поручения принимаются к исполнению в пределах наличия средств по определенному коду экономической классификации расходов в соответствующего регистрационного счета. Исключение составляют поручения по перечислению в бюджет и государственные целевые фонды суммы налогов и сборов, пени, штрафов и других санкций, предусмотренных законодательством. Такие поручения принимаются независимо от остатка средств на специальном регистрационном счете. Учет таких средств осуществляется Государственным казначейства Украины в соответствие с порядком бесспорного списания средств с регистрационных счетов учреждений и организаций, оплата расходов которых осуществляется с Единого казначейского счета, утвержденным приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 22.03.99 г. № 25. Бесспорное взыскание осуществляется из специальных счетов за счет поступлений на этот счет, без учета кодов экономической классификации расходов.

Выдача наличных из специальных регистрационных счетов на все нужды (заработная плата, хозяйственные нужды, командировочные расходы и т. п.) осуществляется на основании предоставленной органу ГК Украины заявки, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 12.08.99 г. № 64

В случае нарушения бюджетным учреждением порядка использования средств специального фонда органы Государственного казначейства отказывают в оплате.

Для учета фактических расходов бюджетного учреждения за счет средств специального фонда предусмотрен счет 81 «Расходы специального фонда», который имеет три субсчета:

811 «Расходы по специальным денежным средствам»;

812 «Расходы по прочим собственным поступлениям»;

813 «Расходы по прочим денежным средствам».

К субсчету 813 бюджетные учреждения могут открывать счета второго порядка:

813/1 «Расходы по прочим денежным средствам, в части сумм по поручениям»;

813/2 «Расходы по прочим денежным средствам, в части прочих доходов специального фонда».

В бухгалтерском учете операции, связанные с направлением средств общего фонда на погашение задолженности по оплате труда, отражаются следующими проводками ( Табл. 3.5.).

Осуществление кассовых и других расходов по выплаченной заработной плате и другим социальным выплатам отражаются в форме № 2м «Отчет об исполнении сметы доходов и расходов учреждения (общий фонд)» (Приложение___ ). В отчете об использовании общего фонда сметы бюджетного учреждения исследуемой бюджетной организации значатся следующие данные.

Таблица 3.5.

Бухгалтерские проводки по учету погашения задолженности за счет средств общего фонда.

Рисунок 3.2 – Классификация расходов бюджетного учреждения

3.3 Совершенствование учета для формирования и использования бюджетных средств

Роль учетной информации для внутренних и внешних потребителей является постоянной необходимостью в совершенствовании системы сбора данных о деятельности бюджетной организации.

Как показал анализ учета формирования и использования бюджетных средств, корреспонденция счетов в Министерстве проставляется вручную при оформлении первичных документов. Указанные таким образом проводки приводят иногда к дополнительным ошибкам, что требует затрат времени на обработку первичных документов. При автоматизированном учете формирование проводок происходит на основании справочника типовых хозяйственных операций, что обеспечивает правильность составления корреспонденции счетов.

Таким образом, для совершенствования учета в Министерстве необходимо ввести программу фирмы «Парус» - «Парус-Бухгалтерия». Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в Журнал хозяйственных операций. Программа рассчитана на хранение большого количества корреспонденции счетов хозяйственных операций. Необходимые проводки можно найти по дате, счета дебета и кредита, сумме или содержанию. Программа позволяет при вводе проводок автоматически формировать и распечатывать выходные документы с использованием многочисленных оформительских способностей Windows.

На основании введенных проводок программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы, в частности:

- Оборотно - сальдовую ведомость по счетам и/или субсчетам (позволяет отследить тождественное отражение хозяйственных операций по всем счетам, отражающих равенство оборотов по дебету и кредиту, по начальному и конечному сальдо);

- Анализ счета (дает возможность отразить в полном объеме все информацию по конкретному объекту, содержит итоги по проводкам этого счета со всеми корреспондирующими счетами);

- Мемориальный – ордер и Ведомость по счету, выводящий те же данные, что и обороты счета, но в детализации по датам или даже по отдельным проводкам;

- Отчет по журналу операций – выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и др. признакам;

- Карточку счета – позволяет получить кассовую книгу, выписку из банка и пр.

Программа «Парус-Бухгалтерия», в отличие от программы Excel, которая используется для ведения бухгалтерского учета в Министерстве, позволяет создавать отчеты произвольной формы, что позволяет разрабатывать внутренние отчеты по финансовому и управленческому учету.

При использовании «Парус – Бухгалтерия-Бюджет» бухгалтер вводит только переменную информацию, а постоянные реквизиты поддерживаются программой. При этом, полностью возможности программы раскрываются при ведении аналитического учета. Программа позволит отслеживать расчеты и движение товаров и основных средств, выполнение договоров, расчеты по заработной плате и с подотчетными лицами. Синтетический и аналитический учет тесно взаимосвязаны друг с другом: при вводе проводок программа запрашивает реквизиты синтетического и аналитического учета. Для осуществления аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество справочников объектов аналитического учета, которые называются «субконто».