Под использованием бюджетных средств следует понимать государственные платежи, которые не подлежат возврату.

На сегодняшний день расходы осуществляются согласно бюджетной классификации, утвержденной приказом Министерства финансов Украины № 604 от 27.12.01 «О бюджетной классификации», особенностью которого является разделение расходов по экономическим признакам с детальным распределением средств по предметным признакам:

• заработная плата;

• начисления;

• другие расходы хозяйственной деятельности (рис. 3.2).

Расходы бюджетного учреждения определяются как сумма средств, использованных бюджетной организацией в процессе хозяйственной деятельности в пределах сумм, предусмотренных сметой.

Все расходы бюджетных организаций можно разделить на кассовые и фактические.

Кассовыми расходами считаются все суммы, выданные учреждениями банка или органами Государственного казначейства с текущих и регистрационных счетов как путем безналичной оплаты, так и наличными.

Фактическими расходами считаются все действительные расходы бюджетного учреждения для выполнения сметы, оформленные соответствующими первичными документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, по начисленной заработной плате и стипендиям.

Если фактические расходы превышают кассовые - это свидетельствует о погашении дебиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за полученных товаров, работ, услуг без предварительной оплаты кредиторской задолженности на конец отчетного периода. Кроме того, по статьям расходов на питание, канцелярские товары, расходы связанные с содержанием автотранспорта, ремонт, превышение фактических расходов над кассовыми может быть вследствие списания в отчетном периоде имущества, которое было приобретено раньше.

Если фактические расходы меньше кассовых - это говорит о погашении кредиторской задолженности, которая числилась на начало отчетного периода, либо о создании из-за проведенной предоплаты дебиторской задолженности, осуществление предоплаты бюджетными учреждениями ограничено месячным сроком согласно Приказу Министерства финансов Украины от 06.04. 1998 г. № 83

Увязать фактические и кассовые расходы в разрезе КЭКР можно по формуле:

КРО. П = ФРО. П. + КОН. П. – ДОН. П. –КОК. П. + ДОК. П. , (1.2)

Где КР - кассовые расходы;

ФР - фактические расходы;

КО - кредитовые обороты;

ДО - дебетовые обороты.

Увязка подобным образом кассовых и фактических расходов (по КЭКР и в отдельности по расходам), произведенных за счет доходов общего и специального фондов бюджета, позволяет не только получить представление о причинах несоответствия сумм кассовых и фактических расходов за счет влияния дебиторской и кредиторской задолженности либо остатков ТМЦ на начало и конец отчетного периода, за который производится увязка, но и обнаружить свои ошибки.

Если начисленная заработная плата, отраженная в учете как фактические расходы по КЭКР 1111, полученная за счет средств, предназначенных для расхода по КЭКР 1120, то при увязке кассовых расходов с фактическими по кодам 1111 и 1120, расхождение будет равно сумме завышения кассовых расходов по КЭКР 1120.

Так, согласно пояснительной записке к финансовым отчетам по Министерству имеется следующая информация:

• расхождений между кассовыми и фактическими расходами не имеется;

• по КЭКР 1110 - занижено на сумму 9699,18 грн.

• по КЭКР 1137 - 1450 грн. - депонированная заработная плата.

Учет кассовых расходов ведется на счете 31 «Счета в банках» и 32 «Счета в казначействе». Кассовые расходы накапливаются по кредиту данных счетов, а по дебету происходит запись сумм, направленных на восстановление кассовых расходов, суммы поступившего финансирования. Аналитический учет ведется в Карточке кассовых расходов, утвержденной государственным казначейством от 06.10.2000 № 100 в разрезе КЭКР по каждому коду функциональной классификации расходов, по общему и специальному фондам, по каждому виду денежных средств специального фонда ведутся отдельные карточки.

На рис. 3.3 рассмотрено движение информации по учету кассовых расходов.

Аналитический учет фактических расходов ведется в разрезе КЭКР по каждому коду функциональной классификации расходов, по общему и специальному фондам, и по каждому виду средств специального фонда в Карточке аналитического учета фактических расходов, утвержденной Государственным казначейством от 06.10. 2000 № 100.

На рис. 3.4 рассмотрено движение информации по учету фактических расходов.

Учет расходов за счет средств общего фонда осуществляется на счете 80 «Расходы общего фонда», который имеет три субсчета:

801 «Расходы из государственного бюджета на содержание учреждения
и другие мероприятия»;

802 «Расходы из местного бюджета на содержание учреждения и
другие мероприятия»;

Рис. 3.3. Движение средств по учёту кассовых расходов Министерства аграрной политики АР Крым.

803 «Расходы сельских, поселковых и городских бюджетов».

Расходы бюджетных средств производятся в соответствии с

Утвержденной сметой.

На субсчете 801 учитываются фактически произведенные расходы на содержание бюджетной организации и на другие мероприятия за счет средств, полученных из государственного бюджета. Суммы фактических расходов отражаются по дебету с кредитом субсчетов: 23 «Материалы и продукты питания», 66 «Расчеты по оплате труда», 65 «Расчеты по страхованию».

По окончанию года субсчет 801 закрывается у главных распорядителей средств в дебет счета 701, у нижестоящих в дебет субсчета 681.

В конце года фактические расходы списываются с кредита счета 801 в дебет субсчета 431 «Результаты исполнения сметы бюджета».

По окончанию года субсчет 802 у главных распорядителей средств закрывается в дебет субсчета 702, а у нижестоящих расходы списываются с кредита 802 в дебет 681.

Рис. 3.4 – Движение информации по учёту фактических расходов.

В конце года фактические расходы списываются в дебет счета 431, с кредита счета 802.

На субсчете 803 учитываются кассовые расходы сельских, поселковых и городских бюджетов. По дебету субсчета 803 отражаются суммы фактически произведенных расходов.

В конце года фактические расходы списываются с кредита субсчета 803 в дебет субсчета 421 «Результаты исполнения смет сельских, поселковых, городских бюджетов».