Почти все документы, составляемые на разных подразделениях предприятия, проходят через бухгалтерию для проверки и обработки. Бухгалтер проверяет каждый документ, заполнение всех реквизитов и правильность составления. Очень важно, чтобы все проведенные операции подтверждались документально.

Так как, в ФХ «Сахалин» используется автоматизированная форма учета документы за текущий месяц по мере их поступления заносятся в компьютер, где формируются по ним регистры отчетности.

Сформированные в программе документы распечатываются и подшиваются в папки по разделам учета, отчетные и сводные регистры подшивают в одну папку без первичной документации.

По истечению отчётного периода все документы подшиваются и сдаются в архив на предприятии. Номенклатура дел по таким документам в ФХ «Сахалин» составляется также бухгалтером, при этом в ней отражается номер группы и год создания однородных документов и номер папки, в которой они хранятся. За время существования предприятия документы еще ни разу не сдавались в районный архив. В этом году планируется их передача.

Документы прошлых лет, которые подлежат передаче в архив, хранятся в закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера ФХ «Сахалин» Сакского района.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Однако следует учитывать, что различные документы имеют свои сроки хранения (Приложение Е).

Так: Журнал-главная книга – 5 лет.

Личные счета рабочих и служащих – 75 лет.

Ведомость учёта расчётов по оплате труда – 75 лет.

Книга учёта основных средств - до списания с баланса.

Книги складского учёта – 3 года.

Ведомость по учёту животных – 5 лет.

Ведомости учёта реализации – 3 года.

Кассовые книги – 3 года.

Договора и соглашения – 3 года.

Больничные листы – 3 года.

Наряды по выполнению работ, табеля учёта рабоч. времени–3года.

Путевые листы, наряды автомобиля – 3 года.

Книги и карточки подотчётных лиц – 3 года.

Копии поручений и перечислений банков – 3 года.

Авансовый отчёт – 3 года.

3.3 Совершенствование организации учета в фермерском хозяйстве

Перед тем, как рассматривать основные моменты совершенствования непосредственно организации бухгалтерского учета в фермерском хозяйстве, следует отметить определенные проблемы организации деятельности в целом предприятия, исходя из которых выделяют и организацию учета. При этом, основную роль в формировании деятельности предприятия играет государство и его регулирование процессов производства.

Основные направления государственного регулирования охватывают прямую государственную бюджетную поддержку сельского хозяйства, материально-техническое и информационное обеспечение, использование ценовых, дотационных, финансово-кредитных мер, а также государственный аграрный протекционизм, направленный на поддержку сельхозтоваропроизводителей.

Недостаток свободных финансовых средств, высокая капиталоемкость и относительно низкая фондоотдача, несовпадение по срокам периода затрат и получения доходов - все это требует специфических форм помощи фермерскому хозяйству со стороны банковской системы и государства в частности. Важную роль в развитии фермерства играет предоставляемое государством целевое финансирование. Определенную безвозмездную финансовую помощь фермерскому хозяйству может оказывать местный Совет депутатов за счет местного бюджета или путем выдачи беспроцентной ссуды для погашения расходов на развитие хозяйства.

ФХ «Сахалин» также ни раз получало безвозмездную финансовую помощь от государства на приобретение основных производственных фондов и покрытие части затрат на производство продукции. При этом часто даже этих сумм не хватало для обеспечения безубыточной деятельности. Следует отметить, что определенные государством суммы помощи были незначительны и часто не покрывали даже четвертой части расходов хозяйства.

Таким образом, следует отметить, что одного государственного регулирования деятельности фермерских хозяйств и сектора экономики не достаточно, при этом необходимо систематизировано финансировать развитие сельскохозяйственного производства, так как самостоятельно фермерские хозяйства не смогут выйти на должный уровень и занять соответствующее место в аграрном секторе. Однако, суммы целевого финансирования должны исходить из потребностей предприятия в материально-технической базе и объема затрат на производство, что требует пересмотра государственного бюджета по вопросу размеров помощи.

Еще одним весомым вопросом в сфере обеспечения финансовой поддержкой агропромышленного комплекса и фермерских хозяйств в частности является создание специализированных сельскохозяйственных банков, которые бы занимались на льготных условиях кредитованием предприятий аграрного сектора, так как многие фермерские хозяйства и предприятия малого бизнеса не всегда могут позволить себе кредит в коммерческом банке.

В зависимости от вида деятельности и уровня государственного регулирования хозяйств рассматриваются и основные направления организации бухгалтерского учета и пути ее совершенствования.

Эффективное функционирование любой системы, в том числе и системы бухгалтерского учета обеспечивается кадровой, информационной, материальной, организационной составляющими. Именно поэтому планирование перспективного развития бухгалтерского учета в ФХ «Сахалин» Сакского района направлено прежде всего на повышение качества этих составляющих.

В фермерском хозяйстве не предусмотрена программа проведения повышения квалификации учетных работников и других специалистов предприятия, что в дальнейшем может повлиять на организацию и ведение деятельности хозяйства. Особенно это касается учетных работников, т. к. нормативно-законодательная база, регулирующая вопросы организации и ведения учета на предприятиях имеет тенденцию к постоянному изменению, с каждым годом совершенствуется программное обеспечение, что также играет немало важную роль в ведении учета. Повышение квалификации учетных работников в обязательном порядке должно быть предусмотрено в любом хозяйстве. Это могут быть краткосрочные курсы либо лекции по нововведениям, а также в обязательном порядке занятия по практической психологии, деловой этике, т. к. бухгалтера в первую очередь общаются с людьми. Проводить такие курсы будет достаточно раз в 3-5 лет, в финансовом плане – недорого, а в организационном – эффективно.

Информационная составляющая рациональной и эффективной организации заключается в своевременном и полном предоставлении информации о деятельности хозяйства ее пользователям. Для реализации этой задачи фермерскому хозяйству «Сахалин», как и другим предприятиям, установлены определенные сроки предоставления финансовой и статистической отчетности в вышестоящие органы управления.

Материальное обеспечение заключается в автоматизации рабочего места бухгалтера и в выборе оптимального программного обеспечения для конкретного предприятия. Немаловажным условием совершенствования учетной работы в фермерских хозяйствах является обеспечение и применение в хозяйственной деятельности информационных технологий. Анализ функциональных возможностей таких широко известных программ, как «1С – Бухгалтерия», «Парус» показал, что данные системы не в состоянии решать задачи сельскохозяйственного производственного учета, и чтобы адаптировать их к конкретным условиям применения, нужно использовать специальные средства настройки – язык макропрограммирования высокого уровня. В связи с этим автоматизация бухгалтерского учета в фермерских хозяйствах заключается в основном в использовании компьютерной техники как печатной машины: формирование текстовых документов, оформление первичных документов и составление финансовой отчетности с применением прикладных программ Microsoft Word, Excel и Access.

Однако существуют программы для планирования хозяйственной деятельности и решения управленческих задач. Одна из них – программа Project Expert. Таким образом, следует отметить, что наличие специализированного программного обеспечения не всегда рационально и уместно в ведении учета. ФХ «Сахалин» с середины 2007 года некоторые разделы учета ведет в программе 1С:Предприятие. Применение этого программного обеспечения было вызвано значительным расширением предприятия и увеличением оборота выручки от реализации до 2млн. грн. Однако, применение этой программы так и остается незначительным, поскольку она не предусмотрена для особенностей учета фермерских хозяйств. Решение проблемы заключается в самостоятельной автоматизации с использованием возможностей Excel отдельных участков бухгалтерского учета, наиболее трудоемких и зависящих от внешних факторов. Прежде всего, рассмотрим формирование потоков бухгалтерской информации при ручной и автоматизированной их обработке (рис. 3.1.).

Рисунок 3.1. – Движение бухгалтерской информации при обработке ее

ручным и автоматизированным способом.

Самостоятельная автоматизация средствами Excel выгодна еще и тем, что не требует от пользователя знаний специальных бухгалтерский программ и обеспечивает постепенный переход от заполнения используемых бухгалтером бумажных носителей информации к электронным. Во-первых, это значительно сократило бы время на обработку информации, а во-вторых, позволило бы облегчить процесс составления отчетности.

Таким образом, следует заметить, что ведение учета в ФХ «Сахалин» в программе 1С совсем необязательно и в какой-то степени даже не рационально, так как часть работ все еще выполняется вручную, а составление сводных регистров и отчетности осуществляется в Excel.

Перспективным направлением совершенствования бухгалтерского учета и его организации является внедрение стратегической системы учета, основанной на интеграции учета с маркетингом. Одним из основных назначений этой системы является также определение финансового состояния на перспективу.

Основными направлениями совершенствования организационной составляющей бухгалтерского учета в ФХ «Сахалин» является:

¾ определение оптимальной структуры учетного аппарата хозяйства;

¾ аттестация и рационализация рабочего места бухгалтера;

¾ совершенствование рационализации организации учета на предприятии; разработка новых документов.

При составлении планов перспективного развития бухгалтерского учета и его организации на предприятии следует учитывать общие перспективы развития хозяйства, его специализацию, применяемую технику и технологии.

Методическими рекомендациями для учета по упрощенному плану предлагается регистр «Журнал – Главная». Однако и для этой формы необходима детальная аналитическая информация в отдельных регистрах, которая предусматривает возможность составления статистической, а при необходимости и налоговой отчетности.

Очевиден тот факт, что фермерский учет находится в стадии формирования. Об этом свидетельствует разнообразие подходов к выбору формы учета хозяйствами, которые имеют похожие условия деятельности (размеры, местоположение, каналы сбыта и т. п.). Поэтому необходим пересмотр методических составляющих фермерского учета. Такая система должна учитывать несколько важнейших позиций: уровень методологического обеспечения; систематизация финансовых отношений и их категорий; оценка ресурсов; учет потребностей управления; обслуживание условий налогообложения; квалификация учетных кадров.