Важным фактором, является отчётность предприятия. В зависимости от этого учётные номенклатуры итогового учёта делятся на :

1. по характеру:

- финансовая

- внутрихозяйственная номенклатура.

2. по содержанию:

- статистическая

-оперативная

- бухгалтерская

3. по периодичности составления

- текущая

- годовая

Основными нормативными документами, которые определяют объём работ по организации итогового учёта как отчётности, являются Положения о бухгалтерском учёте и отчётности в Украине, Инструкция по составлению отчётности, стандарты бухгалтерского учёта.

Номенклатуру или показатели внутренней отчётности формируют в соответствии с потребностями управления каждого структурного подразделения. При разработке такой номенклатуры следует исходить из конкретных заданий, поставленных перед подразделением.

Во время разработки учётной номенклатуры итогового учёта следует принимать во внимание ещё одну особенность: номенклатура тесно связана с нормированием и планированием, бюджетированием, контролем и анализом. Поэтому, в состав учётной номенклатуры итогового учёта, кроме фактических данных, должны входить плановые, нормативные показатели, показатели отклонения от них как в абсолютном, так и в относительном выражении.

Перечень учетных номенклатур необходим только на начальном этапе организации учета, в дальнейшей деятельности его можно не использовать, однако наличие на предприятии необходимо.

В ФХ «Сахалин» не составляется перечень учетных номенклатур ни на одном этапе обработки информации.

В ФХ используется График документооборота (Приложение Д).

Документооборот – это движение документа от момента его создания до передачи в архив.

В процессе хозяйственной деятельности предприятию приходится иметь дело с множеством различных документов. Порядок их обработки и движения с момента создания или получения до сдачи в архив в ФХ «Сахалин» регламентируется графиком документооборота, утвержденным приказом руководителя предприятия. График документооборота обязательно должен быть увязан с учетной политикой, принятой на предприятии.

Основные правила составления графика документооборота, также общие нормы и правила оформления документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 №88

При организации документооборота фермерские хозяйства, впрочем, как и любые другие предприятия, сталкивается со следующими основными понятиями:

• документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

• первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;

• вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

• электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

• архивный документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя информации, места и времени создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

• официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

• документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

• электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

• регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

• бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:

— внутренние;

—поступающие (входящие);

—отправляемые (исходящие).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенных отличий от составления исходящих документов и включает те же операции, за исключением отправки адресату.

С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя ФХ утвержден график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, приема их к учету, передачи в обработку и в архив.

График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которых проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его пребывания в подразделении,
а также содействовать улучшению учетной работы, усилению кон­трольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизацией и автоматизации.

График документооборота в ФХ «Сахалин» оформлен в виде таблицы с
перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, ко­торые выполняются каждым подразделением хозяйства, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи сроков выполнения работ.

Работники предприятия создают и предоставляют первичные документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается выписка из графика. В выписке приводятся перечень документов, относящихся к функциональным обязанностям исполнителя сроки их предоставления и подразделения предприятия, в которые передаются эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в хозяйстве осуществляется Главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера в отношении порядка предоставления в бухгалтерию или на вычислительный центр необходимых документов и сведений являются, обязательны­ми для всех подразделений и служб предприятия.

График документооборота составляется в ФХ «Сахалин» бухгалтером на основании организационной структуры предприятия, утвержденных и разработанных форм первичных документов. Утверждается приказом руководителя. Изменения оформляются в Графике только при изменении Приказа об учетной политике и с разрешения руководителя.

Оперограммы движения носителей учетной информации (первичных документов) наглядно позволяют проследить путь документа с момента его составления на одном подразделении до его поступления в полагающееся подразделение, при этом поэтапно указывается вид работы и отделение, в котором ее выполняют.

Конкретный график движения документа позволяет проследить этапы его составления, проверки и обработки, что в дальнейшем может предотвратить ошибки и путаницу в процессе сдачи документа.

Оперограмма составляется на конкретный документ и представляет собой в какой-то степени документооборот, только в наглядном виде, в виде графика.

Оперограммы движения первичных документов в ФХ «Сахалин» не составляются.

Аналитический учет ведется в различных ведомостях, которые применяются в зависимости от вида деятельности и не противоречат рекомендациям по организации учета. Так, учет основных средств, нематериальных активов и сумм амортизационных отчислений по ним ведется в Ведомости учета основных средств и начисления амортизации; учет материальных активов хозяйства – в Книге складского учета, где отражается движение и остатки запасов; данные по заработной плате работников хозяйства и отчислениям в органы социального страхования отражаются в расчетно-платежных ведомостях и др. А регистром синтетического учета является Журнал-Главная книга учета операций с элементами аналитического учета.

Все хозяйственные операции, зарегистрированные в течении месяца в указанных ранее ведомостях, подлежат обязательному перенесению в Книгу учета хозяйственных операций, в которой отражается информация по каждому счету в отдельности с расшифровкой по операциям. На основании этой Книги составляется оборотно-сальдовая ведомость, в которой все записи обобщаются и проверяются. При составлении соблюдаются следующие требования:

Ø записи по дебету и кредиту производятся отдельно для каждого счета;

Ø по всем счетам отражаются остатки на начало и конец отчетного периода и обороты по дебету и кредиту;

Ø общие суммы по дебетовому и кредитовому оборотам счетов должны равняться итоговым суммам соответствующих счетов в Книге;

Ø при составлении ведомости должны быть идентичны три пары равенств: 1. итог остатка по всем счетам на начало месяца по дебету и кредиту; 2. итог оборотов по всем счетам по дебету и кредиту; 3. итог остатка по всем счетам на конец месяца по дебету и кредиту.