Для формирования итоговых данных по синтетическим и аналитическим счетам, в том числе и по счетам затрат на производство, в программе предусмотрены итоговые отчеты: баланс, оборотный баланс, главная книга, журнал, мемориальные ордеры, ведомости аналитического учета.

Для хранения аналитической и синтетической информации по счетам учета затрат на производство продукции эфиромасличных культур в текущем архиве, предоставления заинтересованным внутренним пользователям, для подачи по требованию главного бухгалтера старший бухгалтер по сельскому хозяйству распечатывает электронные документы.

Наиболее удобной формой для отображения на бумажном носителе информации, сформированной в бухгалтерской системе, бухгалтерия СЗАО «Крым-Аромат» считает оборотную ведомость по счету (Прил. ведомость) и оборотную ведомость по аналитическим счетам (Прил. ведомость). Данные документы могут быть сформированы за выбранный с использованием механизма фильтрации период времени по любому аналитическому или синтетическому счету. Например, Оборотная ведомость по аналитическим счетам «по счету 23344 Затраты на уборку продукции растениеводства эфиромасличных культур» состоит из пяти колонок: номер по порядку, остаток на счете на начало периода, дебет и кредит счета с указанием корреспондирующих счетов и отнесенных на анализируемый счет соответствующих сумм, остаток на счете на конец периода. В строках документа в разрезе аналитических счетов подробно подается информация о суммах затрат на каждую выращиваемую культуру (лаванда, роза, шалфей) с подведением промежуточных итогов, в конце таблицы подводится итоговая сумма.

Оборотная ведомость, перенесенная на бумажный носитель, подписывается главным бухгалтером и бухгалтером по сельскому хозяйству, который ее составил, только в таком виде документ имеет юридическую силу.

Старший бухгалтер по сельскому хозяйству, ответственный за учет расходов растениеводства, в своей деятельности тесно сотрудничает со старшими бухгалтерами всех направлений. Частичная автоматизация учета в СЗАО «Крым-Аромат» решила проблему обмена данными между старшими бухгалтерами предприятия благодаря установке локальной компьютерной сети в бухгалтерии. На компьютерах всех бухгалтеров установлена бухгалтерская система «Парус» и объединена в единую сеть, через которую автоматически переносятся учетные данные. Так, например, после обработки первичных документов по учету оплаты труда бухгалтер расчетного отдела заносит данные в программу, относя соответствующую сумму на счет учета затрат производства продукции эфиромасличных культур. При открытии старшим бухгалтером по учету растениеводства программы на своем автоматизированном рабочем месте, в журнале хозяйственных операций уже будет сформирована проводка по отнесению расходов по оплате труда на затраты производства продукции эфиромасличных культур.

Рисунок 3.3 - Схема переноса учетной информации в бухгалтерии СЗАО «Крым-Аромат»

Программный продукт «Парус» является оптимальным решением для организации ведения сельскохозяйственного учета на предприятии

3.3 Совершенствование учетно-аналитической работы в СЗАО «Крым-Аромат» и учета затрат

Организация работы архива предприятия является составной частью правильной постановки бухгалтерского учета на предприятии. Рациональная система ведения архива обеспечивает не только целостность в хранении документов на протяжении установленных законом сроков, но и возможность использовать их в любой момент времени.

Не менее важным, на наш взгляд, является и своевременное списание документов из архива предприятия. С одной стороны, вовремя списанные документы освобождают место в архиве для хранения вновь поступившей документации, обеспечивается порядок в устройстве дел архива. С другой стороны, документы, подлежащие длительному хранению, не должны быть списаны раньше установленного срока (документы по личному составу, должностные инструкции и др.), так как потребность в этих документах может возникнуть через значительный промежуток времени.

В связи с тем, что в СЗАО «Крым-Аромат» не предусмотрена номенклатура дел архива, предлагаем внедрить разработанный нами, с учетом законодательных норм и специфики деятельности предприятия, вариант номенклатуры дел, определяющий сроки хранения документов в архиве СЗАО «Крым-Аромат» (Прил. Х). Считаем, что утверждение данного документа на предприятия будет способствовать повышению уровня организации дел архива и в целом улучшению организации учетных работ.

В СЗАО «Крым-Аромат» предусмотрены должностные инструкции для главного бухгалтера, его заместителя, кассира, старшего бухгалтера по учету реализации, материального отдела и старшего бухгалтера по сельскому хозяйству. Однако фактически на предприятии работают два старших бухгалтера по сельскому хозяйству, между которыми приказом по предприятию распределены учетные работы, предусмотренные инструкциями как старшего бухгалтера материального отдела, так и старшего бухгалтера по сельскому хозяйству. Данное объединение учетных функций является целесообразным, так как учет основных фондов, материальных ценностей, непосредственно связан с учетом производственной деятельности.

В связи с этим считаем необходимым рекомендовать главному бухгалтеру СЗАО «Крым-Аромат» применить на предприятии разработанную нами обобщенную должностную инструкцию старшего бухгалтера по сельскому хозяйству (Прил. Х), в которой мы учли все функциональные обязанности, закрепленные существующими сейчас на предприятии должностными инструкциями старшего бухгалтера материального отдела и старшего бухгалтера по сельскому хозяйству, а также законодательно установленные требования к составлению должностных инструкций работников предприятий и организаций Украины.

Бухгалтерия, как составная часть управленческого аппарата, тесно взаимодействует со всеми отделениями СЗАО «Крым-Аромат». Бухгалтеры получают из отделений предприятия необходимую для учета и контроля документацию и, в свою очередь, обеспечивают отделения информацией о результатах их работы. Эти взаимоотношения определяют централизованную организацию бухгалтерского учета, однако отдельного документа, который бы определял служебные связи бухгалтеров с подразделениями в СЗАО «Крым-Аромат» не разработано.