- основным обязательством бухгалтера, ответственного за ведение учета на конкретном участке, является обработка локальной информации в информационной базе;

- информация поступает либо в виде заполненных первичных документов с регламентированной структурой, затем первичный документ заполняется и оформляется на компьютере непосредственно бухгалтером;

- обработка документов заключается в отражении информации с документов в учетных регистрах путем введения их реквизитов и формирования проводок и создании электронных аналогов документов;

- обработка учетной информации строго регламентируется как инструктивными материалами, так и технологией работы с ней в информационной базе.

Существенно изменяется также функции контроля бухгалтерских данных. Информационная система при наличии адекватного сопровождения со стороны разработчика или провайдера обеспечивает, по сути, беспрерывный контроль при ведении учетных записей и составлении документов. Практический результат для предприятия – экономия времени на оформление операций, уменьшение вероятности штрафов из-за неграмотности или случайных ошибок бухгалтера.

Особенностью компьютерной формы бухгалтерского учета является то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ являются похожими, но не одинаковыми.

Ведение учета с использованием современных информационных систем имеет определенные особенности, что существенно отличает ведение учета с использованием компьютерных учетных программ от ведения учета с использованием бумажных учетных регистров.

Характерными чертами современных компьютерных учетных систем являются:

1) Основа компьютерной учетной системы - электронный учетный регистр, база знаний которого исполняет тот же набор функций, что и бумажный учетный регистр, сохраняется в электроном виде на машино считываемых носителях и может быть использован компьютерной учетной системой без выполнения предварительной обработки.

2) Обеспечение возможности документального сбора первичных данных с помощью периферийных устройств и их передача с помощью средств коммуникации дистанционными каналами к компьютерам - основной способ осуществления документации хозяйственных операций.

3) На основании входных бумажных первичных данных, одноразово зафиксированных на электронных носителях информации, осуществляется интегрированная обработка учетных данных с необходимым уровнем детализации и оперативности. При этом формируется единая информационная база данных, которая накапливает всю необходимую для системы учета информацию.

4) Один журнал хронологической записи – много регистров систематической записи. По учетными фразами формируется единый электронный учетный регистр – Журнал хозяйственных операций, хотя большинство программ для компьютеризации бухгалтерского учета позволяют пересмотр информации в виде журналов – ордеров, ведомостей и т. п.

5) Один синтетический счет - много аналитических счетов. Количество счетов аналитического учета зависит от цели, которая поставлена руководством перед учетом, и никак не ограничивается.

6) Отчетная информация выводится в регламентный срок, а рабочая(справки, отчеты для управленцев) в любой момент может быть получена по запросу – данные для этих документов получают путем выборки с Журнала операций по определенным алгоритмам.

Для обеспечения высокого качества учетной информации компьютерной учетной программы должны быть выполнены следующие требования:

- поддержание компьютерной учетной программы в актуальном состоянии к ведению учета;

- поддержание компьютерной учетной программы в состоянии соответствия действующему законодательству;

- обеспечение создания резервной копии информационной базы, которая содержится в компьютерной программе;

- обеспечение постоянного обучения и повышения квалификации работников, которые работают с компьютерной учетной программой;

- обеспечение постоянного контроля со стороны главного бухгалтера и его заместителей за состоянием компьютерной программы и результатами работы учетных работников.

Ведение учета расчетных операций является одной из наиболее важных участков ведения учета. Поскольку эти операции касаются более ликвидных активов предприятия, они выполняются на предприятиях всех отраслей и любой организационно-правовой формы и являются достаточно многочисленными. Автоматизация ведения учета данных операций тесно связана с ведением учета других видов активов и пассивов и поэтому не может быть отделена от учета разных видов активов и пассивов предприятия.

Основным заданием расчетных операций является полный, своевременный и достоверный учет и контроль по всем видам расчетов с разными предприятиями и организациями.

Автоматизированное ведение учета расчетных операций имеет такие особенности: необходимость обеспечения хронологического контроля за временем составления документов и выполнения операций.

Аналитический учет по счетам расчетных операций осуществляется для счетов учета расчетов с контрагентами – в разрезе контрагентов договоров и отдельно выполненных операций.

На этапе настройки компьютерной учетной программы следует определить счета бухгалтерского учета по которым, по умолчанию будут осуществляться расчетные операции, метод ведения учета кредиторской и дебиторской задолженности предприятия, метод формирования резерва сомнительных долгов и целесообразность его формирования.

Отражение типовых операций на счетах бухгалтерского учета осуществляется с использованием типовых документов в соответствии с видами хозяйственных операций по учету расчетов предприятия.

Основными источниками информации по учету расчетных операций являются документы, связанные с учетом поступления и выбытия активов предприятия. Данные документы формируют проведение по счетам дебиторской задолженности и определяют суммы текущей задолженности предприятия(рис.4.1).

Рисунок 4.1- Схема отражения хозяйственных операций по учету формирования дебиторской задолженности предприятия по операциям реализации активов.

Применение комплексных программных систем позволяет радикально улучшить ситуацию с организации учета в целом. При комплексной автоматизации учета таким системообразующим фактором является программно реализационный набор формальных алгоритмов, бухгалтерский учет представляет хозяйственный процесс в единое целое. Фактически это разрешает осуществить переход к концепции активной организации производства, труда и управления в бухгалтерии, что является продуктом осознанной целенаправленной работы бухгалтера.

4.2 Внедрение системы автоматизации учета расчетов с покупателями и заказчиками

Для бухгалтерии переход к рыночным отношениям означает повышение требований к объему, качеству и оперативности работы. Повышаются требования к автоматизированным системам это и возможность предоставления данных для финансового анализа, и расширение возможностей бухгалтерского делопроизводства и документооборота, и система сводного учета и отчетности для многопрофильных объединений, а также система, позволяющей автоматизировать финансово - хозяйственную деятельность и планирование.

В основу комплексной автоматизации бухгалтерского учета заложен принцип непрерывности обработки учетной информации в информационной системе при полном охвате автоматизацией всех учетных операций.

Одной из наиболее распространенной и универсальной программой автоматизации деятельности предприятия, которая используеться для любых форм экономической деятельности предприятия, в том числе и разных участков бухгалтерского учета является « 1С: Предприятие».