Сроки хранения дел в постоянном архиве предприятия утверждены Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов.

По истечении срока хранения документы постоянного архива подлежат уничтожению.

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТ ПО СОСТАВЛЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ В ЗАО «ПТИЦЕФАБРИКА «ЮЖНАЯ»

4.1. Организация и проведение годовой инвентаризации.

В ЗАО «Птицефабрика «Южная» годовая инвентаризация проводится в соответствии с Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 года № 69.

Председатель правления ЗАО «Птицефабрика «Южная» является ответственным за проведение инвентаризации.

Последний раз годовая инвентаризация в исследуемом хозяйстве проводилась в 2008 г. на основании Приказа «О проведении инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов» [Приложение 12].

В данном приказе руководитель предприятия определяет сроки проведения инвентаризации в отдельности по каждой группе объектов.

Вторым шагом при создании приказа о проведении инвентаризации является создание инвентаризационной комиссии. Как правило, в состав данной комиссии в ЗАО «Птицефабрика «Южная» включаются 5-6 человек и председатель комиссии. Каждый год назначается новый председатель комиссии. Обычно членами комиссии выступают руководители структурных подразделений или их заместители.

До начала инвентаризации у материально ответственных лиц берутся расписки о том, что документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерию, и что никаких неоприходованных или несписанных в расход ценностей нет.

В процессе проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись. Первой частью описи как раз и является расписка материально ответственного лица. Данный документ выполняет не только роль инвентаризационной описи, но и сличительной ведомости. Это объясняется тем, что он содержит информацию о количестве и стоимости материальных ценностей по данным бухгалтерии, а также о фактической стоимости материальных ценностей. Фактические данные заполняются вручную членами инвентаризационной комиссии на месте проведения инвентаризации.

Инвентаризация объекта проводится в присутствии материально ответственного лица, что указано в заключительной части инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись подписывается председателем комиссии, членами комиссии и материально ответственным лицом. Затем данный документ передается в бухгалтерию предприятия.

В бухгалтерии на основании данных инвентаризационной описи в программе 1С v 7.7 производится составление Акта инвентаризации [Приложение 13]. Фактические данные в акт вводятся вручную. Разница выводится автоматически черным или красным цветом (излишек или недостаток соответственно).

При обнаружении недостач или излишков от материально ответственного лица требуют письменное объяснение, которое позволит установить порядок регулирования расхождений данных инвентаризации и бухгалтерского учета.

В целях контроля правильности работы инвентаризационной комиссии председатель правления может назначить проведение контрольной проверки сразу после окончания инвентаризации.

Результаты инвентаризации могут влиять на показатели финансовой отчетности. Незаконченные расчеты по нанесенному ущербу, а также по возмещению недостач отражаются в Балансе по коду строки 210 «Прочая текущая дебиторская задолженность». В Отчете о финансовых результатах такая информация в строке 060 «Прочий операционный доход» или 090 «Прочие операционные расходы», если на момент установления недостачи не выявлено виновное лицо.

4.2. Организация и порядок закрытия бухгалтерских счетов.

Программа 1С: Бухгалтерия v. 7.7 позволяет осуществлять закрытие счетов для формирования финансового результата деятельности предприятия. Документ, который формирует система, фактически является бухгалтерской справкой [Приложение 14].

В данной бухгалтерской справке производится закрытие не синтетических счетов, а субсчетов. Это позволяет нам подробнее изучить порядок формирования финансового результата в ЗАО «Птицефабрика «Южная».

В течение месяца в программе 1С непрерывно регистрируются хозяйственные операции, которые группируются по правилам бухгалтерского учета по синтетическим счетам и дополнительно в аналитических разрезах. Таким образом, на счете 70 собираются доходы, полученные от реализации продуктов различной деятельности предприятия, а на счете 71 - прочие операционные доходы.

Перед определением финансового результата на субсчетах счета 90 должна быть определена себестоимость реализации по видам деятельности. Непроизводственные расходы - административные, расходы на сбыт - собираются на счетах 92, 93. Они не включаются в себестоимость реализации, а списываются как расходы периода по его окончании. Расходы прочей операционной деятельности сгруппированы по видам на субсчетах счета 94. Для определения финансового результата счета доходов и расходов закрываются на счет 79. Субсчета 791 «Результат операционной деятельности» и 792 «Результат финансовых операций» закрываются отдельно. Сальдо счета списывается на счет 44 (в зависимости от полученного результата на субсчет 441 "Нераспределенная прибыль" или 442 "Непокрытый убыток").