Необходимо отметить, что автоматизация бухгалтерского учета на предприятии СООО «Дружба Народов» дала хорошие результаты и отлично используется и совершенствуется и сейчас благодаря оптимальным условиям для её внедрения и хорошей квалификации сотрудников.

Автоматизация значительно упростила работу с информацией, обеспечила надлежащий контроль над данными, быструю и своевременную их обработку. С появлением ПЭВМ в бухгалтерии значительно меньше составляется и предоставляется документов.

Схема формы бухгалтерского учета в условиях автоматизации приведена ниже на рисунке 2.2

Рисунок 2.2 – Схема записи в регистрах в условиях автоматизации бухгалтерского учета в СООО «Дружба Народов»

Можно отметить, что на данный момент состояние компьютерной базы предприятия хорошее. Во-первых, имеется 15 компьютеров в бухгалтерии, которых - Pentium III (Celeron, AMD) – 1, выше – 14. Есть в наличии лазерный принтер, моделью XPLS 10000, факс Panasonik KX – ST 92, сканер – MYSTEK 2440 cs +.

В настоящий момент на два бухгалтера из одной сферы деятельности полагается один принтер. Такие подразделения как склады, цеха, бригады и другие подразделения наличие офисной техники не предусматривают. Здесь в основном происходит формирование первичной документации, а ее обработка и группировка происходит непосредственно в бухгалтерии при помощи ПЭВМ.

Используемое программное обеспечение Windows XP, прикладное - MS Office 2003, специализированное – 1С «Предприятие», версия 8.1. Количество ПК в сети – 15, вид соединения – витая пара. Подключение к глобальной сети Internet – 4. Способ подключения – выделенный канал.

В СООО «Дружба Народов» работает только один инженер-программист, который занимает должность системного администратора. Образование, согласно диплома – высшее.

Бухгалтер по текущим биологическим активам животноводства, Спиркова Наталья Михайловна, также имеет персональное рабочее место в материальном отделе и работает за персональном компьютером более 15 лет.

Регламентируется труд учетных работников «Положением о бухгалтерии» - это внутренний нормативный документ, который определяет порядок создания, права, обязанности и организацию работы учетного аппарата. Положение составляется и подписывается главным бухгалтером, оформляется на бланке предприятия и утверждается руководителем.

Штатный состав работников бухгалтерии утверждается руководителем предприятия в штатном расписании. Обязанности и права определены Законом Украины «О Бухгалтерском учете и финансовой отчетности». Ответственность работников бухгалтерской службы (в том числе и бухгалтера по текущим биологическим активам животноводства) за ведение бухгалтерского учета регулируются должностными инструкциями (Прил. Е) и функциональными обязанностями (Прил. Ё), с которыми они ознакомлены. Распределения обязанностей в бухгалтерии также связано с планом выполнения учетных работ. Выше отмечалось, что план выполнения учетных работ должен предусматривать равномерную нагрузку учетного аппарата в течение месяца. Исходя из этого, в первую очередь и строится распределение служебных обязанностей в бухгалтерии. Разумеется, при этом учитываются и другие факторы: важность той или иной работы, квалификация исполнителей, организационная структура учетного процесса и другие.

Так, главный бухгалтер или заместитель главного бухгалтера обычно ведут обработку кассовых и банковских документов и запись их в регистр. Квалифицированный работник бухгалтерии (обычно зам. главного бухгалтера) осуществляет учет затрат на производство, особенно по животноводству. Перечень служебных обязанностей разрабатывается главным бухгалтером для всех работников учета в центральной бухгалтерии и подразделениях и утверждается руководителем хозяйства. При этом должны учитываться конкретные условия, сложившиеся в хозяйстве.

Следует отметить, что распределение обязанностей в немалой степени зависит от организационной структуры учетного процесса. Положение составляется и подписывается главным бухгалтером, оформляется на бланке предприятия и утверждается его руководителем.

Инструкция необходима для:

- определения функций работника;

- определения порядка контроля выполнения работы и ответственности работника;

- определения места работников.

Его составляет руководитель учетной службы (главный бухгалтер) совместно с кадровой службой и утверждает руководитель предприятия. Ознакомление с инструкцией осуществляется под роспись. Независимо от положений должностной инструкции или в соответствии с Кодексом о труде. Все работники несут два вида ответственности: дисциплинарную и материальную.

Ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется согласно принципам и методам, предусмотренным Положениями (стандартами) бухгалтерского учета. Порядок документального отражения хозяйственных операций и требования к документам регламентируется «Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденным Министерством финансов Украины 24 мая 1995 года № 88. Документирование хозяйственных операций – это создание первичного документа, который базируется на принципе отражения всех хозяйственных операций и составления его в момент осуществления операции или после.

Документооборот имеет важное организующее значение в бухгалтерском учете. В самом общем виде он представляет собой движение документов в учетном процессе от момента их составления до завершения использования и сдачи в архив. Для четкой регламентации движение документов документооборот оформляется (по каждому в отдельности или чаще в сводном виде) в виде графика (табеля документооборота), где указываются: наименование и номер каждой формы документа, его назначение, в какие сроки, кем составляется, кто подписывает (либо утверждает) документ, когда и куда документ представляется, кто его принимает, проверяет и обрабатывает, куда, на основании чего делаются записи.

Передача документа в бухгалтерию осуществляется в сроки установленные графиком документооборота (Прил. Ж). В процессе приемки осуществляется контроль по параметрам:

- законность отражения операций;

- реальность отраженной информации;

- правильность оформления;

- целесообразность.

При проверке документов используются следующие методические приемы: формальная проверка, экономическая проверка, арифметическая проверка, юридическая проверка.

Группировка документов осуществляется по плановым показателям или по показателям отчетности.

Сгруппированные документы дают возможность составить корреспонденцию по ним. Группировка документов проводится в течении одного дня.

После проводится таксировка – денежная оценка операций отраженных в документах. Так же проводится контировка – проставление корреспонденции в документах. Конечной целью является занесение информации в учетный регистр.

Перед передачей документа в архив, он подшивается в хронологическом порядке. Документы в архиве хранятся по хронологическому способу – по датам составления. Хранение документов осуществляется в специальном помещении со стеллажами. Приказом назначается ответственный за ведение постоянного архива. Право посещения принадлежит главному бухгалтеру и архивариусу.

В постоянном архиве хранятся документы, передаваемые из текущего архива. Передача регистрируется в архивной книге. Документы могут быть изъяты только по окончанию срока хранения или по требованию правоохранительных органов. Для работы с архивными документами необходимо получить письменное разрешение главного бухгалтера или заместителя. Документы списываются по окончанию срока на основании акта.

На предприятии для оформления всех происходящих хозяйственных операций применяют новые, утвержденные Министерством финансов, формы документов первичного учета. В составе форм первичного учета выделяются: документы по учету основных средств, по учету труда и его оплаты, по материальному учету (предметов труда и готовой продукции), по учету денежных средств и расчетных операций. Кроме того, имеются различные специализированные формы документации для отражения результатов инвентаризации. Одни документы являются непосредственно основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета без какой-либо их предварительной группировки: акты на оприходование и выбытие основных средств, различные бухгалтерские справки и тому подобное. В этом случае в графике документооборота предусматривается непосредственное представление соответствующего документа в центральную бухгалтерию для оформления на основании их данных записей в учетных регистрах. Другие документы (их большинство) предварительно группируются и обобщаются в соответствующих сводных документах. Например, данные из документов по учету труда и затрат на производство фиксируются в соответствующих накопительных ведомостях, показатели по движению материальных ценностей – в отчетах о движении материальных ценностей, данные кассовых документов – в отчетах кассира и так далее. Все последующие записи в учетных регистрах делаются на основании составленных сводных документов. Если в графике документооборота фиксируется движение документов от их составления до использования, то в графике выполнения учетных работ указывается перечень учетных работ, выполняемых в бухгалтерии на основании поступивших и обработанных первичных документов.