Объектами организации документооборота являются первичные документы, учетные регистры, отчетность, а также порядок их составления, движения и обязанности ответственных лиц на каждом этапе документооборота. Этапы организации документооборота в ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» приведены на рисунке 2.4

Для упорядочения движения и своевременного отображения показателей первичных документов в бухгалтерском учете, соответственно законодательству, директором ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» был утвержден график документооборота, который регламентирует: сроки составлении, предоставления и обработки первичной документации; перечень документов в бухгалтерском учете, период их движения и обработки; должностных лиц, ответственных за составление документов; порядок передачи документов для

Рисунок 2.4 - Процесс организации документооборота ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» Белогорского района.

Обработки; сроки поступления документов в бухгалтерию от работников других подразделений хозяйства. Ответственность за составление и контроль за исполнителями графика документооборота по хозяйству лежит на главном бухгалтере. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица подписавшие документ.

Работники структурных подразделений ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» составляют и передают первичные документы соответственно участкам их работы согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю предоставляется сводный график документооборота. В нем указывается необходимый перечень документов, наименования подразделений, в которые должны быть переданы соответствующие документы и сроки их подачи. Сводный график документооборота ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» в части документов по учету готовой продукции растениеводства и её реализации представлен в Приложении 3.

Для отражения в регистрах бухгалтерского учета первичные документы бухгалтерией ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» принимаются в оригинале или копия. Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документальных операций, логическая связь отдельных показателей). После документы подаются на утверждение директору ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК», далее ручным способом осуществляется обработка документов, которая осуществляется в такой последовательности: группировка – объединение одинаковых по содержанию первичных документов в группы и запись в накопительную ведомость для определения итога по каждой группе; расценка – расчет цены (в случае отсутствия); таксировка – денежная оценка оформленных натуральных показателей хозяйственных операций; погашение документов; котировка – запись в документах корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена документально подтвержденная хозяйственная операция. На документах, которые прошли обработку ставится соответствующая отметка – дата записи в учетном регистре и подпись лица, которое его осуществило. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры осуществляется по мере их поступления в бухгалтерию, что обеспечивает своевременное составление отчетности.

Заключительным этапом документооборота является хранение документов. Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ответственность за сохранность обработанных бухгалтерских документов, регистров и отчетности в хозяйстве несет директор ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК». Оформление и хранение (временное или постоянное) первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также самой бухгалтерской отчетности обеспечивает главный бухгалтер.

Главным бухгалтером ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» также определен порядок систематизации документов в архиве: первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в папках в шкафах в помещении бухгалтерской службы ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК». Обработанные первичные документы текущего года, которые относятся в определенному учетному регистру, комплектуются в хронологической последовательности и подшиваются в папки.

Современные условия хозяйствования выдвигают высокие требования к уровню профессиональных знаний и умений бухгалтера. Бухгалтерам ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» для свободного владения навыками работы на доверенных им участках необходимо больше внимания уделить ознакомлению с основами хозяйственного, трудового и налогового законодательства. Работникам бухгалтерии также необходимо повысить уровень навыков владения компьютером и современными компьютерными программами.

В ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, но используются журналы-ордера устаревшей формы (в них указаны счета старого плана счетов), что значительно затрудняет работу с ними. Для рационально организации бухгалтерского учета бухгалтерии ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» необходимо начать использовать журналы-ордера новой формы и вспомогательные ведомости к ним.

Для планирования учетного процесса, рационального использования рабочего времени учетных работников, согласования во времени действий всех участников и обеспечения ритмичной работы бухгалтеров главному бухгалтеру следует разработать графики (постоянные, разовые), в которых бы указывался перечень видов работ для конкретного исполнителя, норматив времени, запланированные и фактические сроки выполнения.