Первичные и сведенные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты:

Название документа (форму);

Дату и место составления;

Название предприятия, от лица которого составлен документ;

Содержание и объем хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Информация, которая содержится в принятых к учету первичных документах систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета путем двойной записи их на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета.

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законом.

На предприятии взятого в качестве объекта для исследований применяются все необходимые меры по предотвращению несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивается их надлежащее хранение на протяжении установленного срока.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отображенных в них данных несут лица, которые составляли эти документы. Первичные документы в хозяйстве составляют на бланках специализированных форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Также документирование в хозяйстве осуществляется с использованием бланков, изготовленных самостоятельно. Министерство аграрной политики Украины в данное время разрабатывает новые специализированные формы первичных документов. Они должны быть подготовлены на протяжении двух лет.

В зависимости от каналов и способов реализации и видов продукции для оформления операций используют разные первичные документы.

Готовая продукция отгружается покупателям (а также предоставляются работы и услуги) согласно существующим договорам (контрактам).

Договор купли - один из наиболее распространенных видов обязательств, используемых в предпринимательстве. Договор купли охватывает практически весь товарооборот в хозяйственной деятельности предпринимателей. Вывод настоящего договора очень удобно как для предприятий (юридических лиц) так и для индивидуальных предпринимателей.

Договор содержит ряд реквизитов и состоит из нескольких частей. К реквизитам относится номер договора, дата подписания, указывается место подписания договора (населенный пункт). Отмечается название организации покупателя и название организации, продавца, и те лица, которые представляют даны организации и подписывают договор.

Дальше раскрывается содержание договора. В разделе “Предмет договора” указываются обязательство сторон, наименование товара и его количество. В разделе “Сроки и порядок снабжения” содержатся данные о сроке поставки продукции. В разделе “Цена и общая сумма договора” отмечается цена товара за единицу продукции и общая сумма с учетом НДС. Договор также предусматривает : порядок проведения расчетов, условия поставки, срок действия данного договора, ответственность сторон за нарушение условий договора, порядок решения споров, а также порядок изменения условия договора. Договор подписывается каждой стороной и эти подписи скрепляются печатью каждого предприятия. Договор содержит юридические адреса сторон и их банковские реквизиты. Договор составляется в двух экземплярах - оригиналах, по одном для каждой стороны.

В случаях, установленных законодательством, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности, которые подлежат в исследуемом хозяйстве строгому учету. Это бланки доверенностей.

При приобретении товарно-материальных ценностей, лицу, которое их получает, в хозяйстве выдают доверенность. На ее основе продавец отпускает или передает безвозмездно товарно-материальные ценности. Доверенность остается у продавца.

Порядок регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей устанавливается “Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей”, утвержденной Приказом Министерства финансов Украины от 16.05.1996.

Каждый случай отправки и отпуска продукции для реализации в УО ППЗ им. Фрунзе НАУ Сакского р-она Крымской области оформляются первичными документами, которые служат основанием для списания продукции из подотчета материально - ответственных лиц и предъявление расчетов покупателям.

При перевозке готовой продукции предназначенной для реализации автомобильным транспортом, оформляется товарно-транспортная накладная, форма №1 - ТН, независимо от условий оплаты за работу автомобиля, условий перевозки грузов как на коммерческой основе, так и для личных нужд. Товарно-транспортная накладная оформляется на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно.

Грузоотправитель обязан выписать товарно-транспортную накладную, заверить все ее экземпляры подписями и печатями (штампами). Она выписывается в четырех экземплярах:

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товарно-материальных ценностей;

Второй экземпляр предназначен для грузополучателя и является основанием для оприходования товарно-материальных ценностей;

Третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами), грузополучатель передает перевозчику.

Эта накладная включает в себя много разных показателей, которые сельскохозяйственные предприятия не имеют возможности заполнить, и потому, по моему мнению, ее необходимо немного упростить.

Для документального оформления операций из реализации продукции предусмотрены соответствующие документы. На каждую партию зерна, которое отправляется на заготовительные пункты, выписывают товарно-транспортную накладную специализированной формы № 1 - с. г. зерно, в четырех экземплярах, а при его перевозке транспортом со стороны - в пяти. При этом первый экземпляр накладной остается в хозяйстве с подписью водителя, три следующих вручаются водителю. После приема зерна второй экземпляр остается на хлебоприемном пункте, третий поворачивается в хозяйство с пометкой о приеме груза, четвертый остается у водителя как основание для заполнения дорожного листа грузового автомобиля.

При транспортировке зерна транспортом со стороны четвертый и пятый экземпляры остаются у водителя транспортной организации

Товарно-транспортная накладная имеет фиксированный номер и серию. В ней отмечают гаражный номер автомобиля, авто предприятие, товароотправитель, грузополучатель и плательщик, название зерновых и масляных культур и семян трав, сорт и класс, массу (брутто, тара нетто), цену, сумму.

Заготовительная организация на каждую культуру, принятую за день от сельскохозяйственного предприятия, составляет реестр товарно-транспортных накладных, в котором отмечают количество зерна в физической массе, принятого по каждой накладной, результаты лабораторного анализа, зачетную массу и денежный расчет. На основании реестра товарно-транспортных накладных выписывают приемочную квитанцию (ПК-10) на каждую культуру, принятую на протяжении дня. В ней указывают номера всех составленных реестров тираж их, физическую и зачетную массу зерна, сумму к выплате с учетом качества зерна.

Первый экземпляр реестра передают хозяйству вместе с квитанцией, второй - остается на хлебоприемном предприятии. При доставке на хлебоприемный пункт (предприятие) единичных партий зерна и масляных культур реестр накладных не составляют, а на каждую партию выписывают приемочную квитанцию (ф. ПК-9), аналогичную приемочной квитанции по форме ПК-10.

Таким образом, основным документом, который является основанием для бухгалтерского учета и статистической отчетности о заготовке зерна и семена масляных культур служит приемочная квитанция.

Заготовку животных и птицы учитывают на момент приема предприятиями мясной промышленности и заготовительными организациями по живой массе животных, полученной в результате взвешивания, за вычитанием установленных скидок на кишки, а также путем перерасчета мяса после забоя в массу живых животных по установленным коэффициентам.

Сопроводительным документом при продаже животных, птицы и кролей есть товарно-транспортная накладная специализированной формы № 1 - с. г. животных. В ней заполняют такие реквизиты: вид животных и птицы, возраст, вековая группа, инвентарные номера, группа за упитанностью, количество голов, живая масса, грузоотправитель и грузополучатель.