4) итоговым результатом является занесение информации в учетные регистры.

Заключительным этапом движения документа является организация хранения документов в архиве.

Перед передачей в архив, документы комплектуются в папки по участкам работ, подшиваются в хронологическом порядке, сопровождаются справкой, в которой указывают: наименование группировочного признака; период, к которому относятся документы в папке; перечень документов; подпись ответственного лица, которое сформировало эту папку.

Существует несколько способов хранения документов. ЧП «СП «Золотой колос» пользуется хронологическим способом хранения документов, т. е. документы систематизируются по датам их составления. А при формировании дел в архив используются следующие принципы:

- первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского отчета;

- каждое дело имеет короткий заголовок и сопровождается справкой-пояснением.

Бухгалтерский архив анализируемого предприятия делится на текущий и постоянный. Текущий архив формируется в бухгалтерии предприятия, в нем хранятся документы, к которым бухгалтера обращаются в процессе работы (этого и прошлого года составления). В текущий архив имеют право доступа все работники бухгалтерии.

Постоянный архив организован в специальном помещении, где установлены стеллажи для хранения документов.

Право посещения постоянного архива имеет главный бухгалтер и его заместитель, остальные сотрудники учетного аппарата только по разрешению главного бухгалтера. В ЧП «СП «Золотой колос» не предусмотрена должность архивариуса.

В постоянном архиве хранятся документы, передаваемые из текущего бухгалтерского архива, при чем для постоянного архива существуют специальные сроки хранения документов, (журналы-ордера - 3 года, первичные документы - 1 год, расчетно-платежные ведомости - 75 лет, бухгалтерская отчетность - на протяжении всего срока работы предприятия). При передачи из текущего архива в постоянный, документы регистрируются в архивной книге. Документы изымают из постоянного архива только по окончании срока хранения или по требованию правоохранительных органов.

При передаче в постоянный архив документов, срок хранения которых больше года, они перемещаются в папку с твердым переплетом не толще 2,5 см. Каждый лист в такой папке нумеруется цветным карандашом, на последней странице указывается количество документов в папке и номера первого и последнего документа.

Номенклатура дел, хранящихся в архиве предприятия представлена в Приложении Ж.

Документы списываются из постоянного архива по окончании срока их хранения на основании Акта. Акт составляется в присутствии представителя районного архива, а затем передаются для уничтожения или в макулатуру, о чем должна быть соответствующая расписка или квитанция.

Если документ изымается по требованию правоохранительных органов, то составляется справка об изъятии, которая хранится на месте изъятых документов. При изъятии могут быть сняты копии. Если документы возвращают, то справка об изъятии хранится вместе с ними.

При ликвидации ЧП «СП «Золотой колос» архив предприятия будет передан его правопреемнику, а если правопреемника не будет, то архив автоматически передается в районный архив.

Для эффективности труда работников, для увеличения оперативности получения информации, увеличения ее точности и ответственности со стороны исполнителей на предприятии существует кооперация учетных работ, кооперация отдельных работников.

Разделение труда проводится с целью снижения материальных затрат, затрат труда, устранение монотонности и повышения продуктивности труда. Сущность разделения учетных работ заключается в делении учетного, контрольного и аналитического процессов на отдельные части, выделения их в самостоятельные виды работ (специализация), определение исполнителей для отдельных участков и видов работ.

Всем известно, что бухгалтерский учет постоянно усовершенствуется, поэтому необходимо постоянно следить за его изменениями. В бухгалтерии хозяйства эту проблему решают с помощью периодической, специальной литературы и книг, которые предприятие выписывает и приобретает, это такие журналы: «Все о бухгалтерском учете», «Налоги и бухгалтерский учет», «Баланс», «Баланс-Агро», книги издательства «Фактор», а также «Реформирование бухгалтерского учета Украины с применением международных стандартов» и переиздание этой книги с изменениями и дополнениями.

Знакомство с литературой происходит следующим образом - сначала всю информацию рассматривает и изучает главный бухгалтер, затем каждый бухгалтер знакомится с информацией, которая касается только его конкретного участка работы. Главный бухгалтер постоянно следит за тем, чтобы сотрудники учетного аппарата непременно знакомились с новшествами в рабочем порядке. В бухгалтерии предприятия работают бухгалтера, имеющие высшее экономическое образование и со стажем работы не менее 15 лет в этой должности.