В настоящее время применяются следующие формы инвентарных карточек: инвентарная карточка учета основных средств (для зданий, сооружений, машин, оборудования, инструмента, производственного и хозяйственного инвентаря) (типовая форма №ОЗ-7); инвентарная карточка учета основных средств (для многолетних насаждений) (форма №29); инвентарная карточка группового учета основных средств (типовая форма №ОЗ-9). Инвентарные карточки в большинстве случаев открывают на каждый инвентарный объект.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструментов, станков и т.д., имеющие одно и то же производственное или хозяйственное назначение, одинаковую стоимость, поступившие одновременно в одну бригаду или отделение, могут учитываться на карточке группового учета. Однако при этом каждому объекту присваивается отдельный инвентарный номер. Животные основного стада также учитываются на карточках группового учета. На каждую группу животных, находящихся на одной ферме (под ответственностью определенного лица), открывается отдельная инвентарная карточка.

При организации аналитического учета основных средств в инвентарных карточках записи в них первоначально делают на основании инвентаризационных описей, а в дальнейшем – по данным первичных документов на поступление, приобретение, сооружение, перемещение и ликвидацию основных средств, а также технических паспортов и т.п.

В карточках дают краткую характеристику объектов и отдельных его конструктивных элементов и отражают индивидуальные особенности объекта. Карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии предприятия. Если учет основных средств по местам их эксплуатации ведут не в инвентарных списках основных средств, а в инвентарных карточках, то в этих случаях инвентарные карточки составляют в двух экземплярах, один из которых находится в местах эксплуатации основных средств (ферма, бригада и т. д.).

Заполненные инвентарные карточки регистрируют в описях инвентарных карточек по учету основных средств. Описи инвентарных карточек ведут в бухгалтерии в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств. Ведение описей улучшает контроль за сохранностью и полнотой учета инвентарных объектов. При выбытии учитываемого объекта основных средств делают отметку в описи, а соответствующая карточка закрывается.

Все инвентарные карточки хранятся в картотеке основных средств. Здесь карточки располагаются по классификационным группам основных средств и местам нахождения объектов. Одна группа карточек отделяется от другой специальными разделителями, что облегчает работу с картотекой. Разделители представляют собой картонные пластинки с выступами, на которых указаны наименования той или иной классификационной группы и подразделения хозяйства. Иногда для этой же цели используют специальные металлические пластинки-индикаторы. Перед каждой классификационной группой основных средств в картотеке помещают карточки учета движения основных средств, в которых отражают все изменения, происшедшие с объектами данной группы.

Открытые в течение месяца новые карточки индивидуального и группового учета, карточки по выбывшим основным средствам и карточки по переместившимся внутри хозяйства объектам откладывают и хранят до конца месяца в отдельной ячейке картотеки. По данным этих карточек, а также по данным ведомостей расчета амортизации в конце месяца делают соответствующие записи в карточках учета движения основных средств, после чего карточки размещают по разделам картотеки (по выбывшим объектам карточки изымают).

В карточках учета движения основных средств учет ведут в суммовом выражении. В них по каждой классификационной группе отражают наличие основных средств данной группы на начало каждого месяца и итоги по поступлению и выбытию основных средств за месяц. В конце отчетного периода (квартала, года) подсчитывают итоги. В этой же карточке показывают сумму амортизации на полное восстановление и на капитальный ремонт по учитываемой группе основных средств (за январь полностью, а с февраля только изменения), а также затраты на капитальный ремонт.

Таким образом, карточки учета движения основных средств являются, по существу, счетами аналитического учета движения основных средств по их классификационным группам.

По инвентарным карточкам учета движения основных средств и инвентарным карточкам суммарные итоги ежемесячно сверяют с данными синтетического учета. В конце года по итоговым данным карточек учета движения основных средств заполняется отчетность о движении основных средств.

Аналитический учет основных средств отражает техническую и экономическую характеристики объекта, его местонахождение, первоначальную стоимость, переоценку, индексацию по восстановительной стоимости, а также норму амортизационных отчислений (норму износа). В аналитическом учете отражают все изменения, происходившие за время эксплуатации основных средств. Ведется аналитический учет по местам нахождения основных средств, по материально-ответственным лицам, по нормам и направлениям начисления амортизации и т.д.

Совершенствование аналитического учета основных средств связано с все большим использованием новейшей вычислительной техники. В условиях автоматизации учета вместо инвентарных карточек создаются соответствующие компьютерные картотеки о движении основных средств.

Синтетический учет основных средств ведется на активном счете 10 «Основные средства», который имеет следующие субсчета:

101 «Земельные участки»;

102 «Капитальные расходы по улучшению земель»;

103 «Здания и сооружения»;

104 «Машины и оборудование»;

105 «Транспортные средства»;

106 «Инструменты и инвентарь»;

107 «Рабочий и продуктивный скот»;

108 «Многолетние насаждения»;

109 «Прочие основные средства».

На дебете счета 10 «Основные средства» отражается остаток на начало отчетного периода и поступления в отчетном периоде, на кредите – выбытие в отчетном периоде в связи с ликвидацией, реализацией. Дебетовое (и только) сальдо означает первоначальную (восстановительную) стоимость основных средств, находящихся в распоряжении предприятия. Хозяйственные операции по учету основных фондов представлены в табл. 3.1.

Для отражения операций по учету основных средств в регистрах Журнально-ордерной формы предназначен журнал-ордер №7.

В журнале-ордере №7 выделен раздел, где отражаются кредитовые обороты по счету 10 в корреспонденции с соответствующими дебетуемыми счетами. Журнал-ордер открывают на месяц. Записи в него делают на основании первичных документов на движение основных средств. Ежемесячно в журнале-ордере №7 выводят итоги оборотов, которые после их сверки с данными других учетных регистров переносят в Главную книгу. Обороты в журнале-ордере №7 должны соответствовать итогам движения основных средств, имеющимся в карточках.