Этапы организации документооборота в ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» приведены на рисунке 3.4.

Рисунок 3.4 – Процесс организации документооборота ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» Белогорского района

Для упорядочения движения и своевременного отображения показателей первичных документов в бухгалтерском учете, соответственно законодательству, директором ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» был утвержден график документооборота, который регламентирует: сроки составлении, предоставления и обработки первичной документации; перечень документов в бухгалтерском учете, период их движения и обработки; должностных лиц, ответственных за составление документов; порядок передачи документов для обработки; сроки поступления документов в бухгалтерию от работников других подразделений хозяйства. Ответственным за составление и контроль за исполнителями графика документооборота по хозяйству осуществляет главный бухгалтер. Ответственность за соблюдение графика документооборота, качественное заполнение (составление) документов, достоверность сведений, содержащихся в них, несут лица подписавшие документ.

Работники структурных подразделений ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» составляют и передают первичные документы соответственно участкам их работы согласно графику документооборота. Для этого каждому исполнителю предоставляется сводный график документооборота. В нем указывается необходимый перечень документов, наименования подразделений, в которые должны быть переданы соответствующие документы и сроки их подачи.

Для отражения в регистрах бухгалтерского учета первичные документы бухгалтерией ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» принимаются в оригинале или копия. Первичные документы, которые поступают в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке: по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документальных операций, логическая связь отдельных показателей). После документы подаются на утверждение директору ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК», далее ручным способом осуществляется обработка документов, которая осуществляется в такой последовательности: группировка – объединение одинаковых по содержанию первичных документов в группы и запись в накопительную ведомость для определения итога по каждой группе; расценка – расчет цены (в случае отсутствия); таксировка – денежная оценка оформленных натуральных показателей хозяйственных операций; погашение документов; котировка – запись в документах корреспондирующих счетов, на которых должна быть отражена документально подтвержденная хозяйственная операция. На документах, которые прошли обработку ставится соответствующая отметка – дата записи в учетном регистре и подпись лица, которое его осуществило. Перенесение информации из первичных документов в учетные регистры осуществляется по мере их поступления в бухгалтерию, что обеспечивает своевременное составление отчетности.

Заключительным этапом документооборота является хранение документов. Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ответственность за сохранность обработанных бухгалтерских документов, регистров и отчетности в хозяйстве несет директор ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК». Оформление и хранение (временное или постоянное) первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также самой бухгалтерской отчетности обеспечивает главный бухгалтер.

Главным бухгалтером ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» также определен порядок систематизации документов в архиве: первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в папках в шкафах в помещении бухгалтерской службы ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК». Обработанные первичные документы текущего года, которые относятся в определенному учетному регистру, комплектуются в хронологической последовательности и подшиваются в папки.

3.2 Организация первичного учета готовой продукции растениеводства и ее реализации в ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» Белогорского района

Продукция растениеводства поступает в хозяйство в сжатые сроки при разных погодных условиях. Поэтому важным способом сохранения урожая и всей продукции растениеводства является своевременно и правильно организованный её учет.

Для учета урожая сельскохозяйственных культур в ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» используют единые формы первичных документов для всех типов сельскохозяйственных предприятий.

Первичный учет зерновых культур, полученных от урожая работниками ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» ведется в процессе его движения с поля на склад с помощью талонов и специальных регистров.

Для оформления отправления зерна от комбайнера на склад используют Талоны шофера (ф.№77б) и Талоны комбайнера (ф.№77в). Эти талоны разного цвета, что значительно облегчает дальнейшую учетную работу с ними. Каждый талон предназначен для учета одного бункера зерна, отправленного от комбайнера.

Соответствующие талоны с заполненными в бухгалтерии реквизитами и подписями главного бухгалтера регистрируются по их видам в Журнале учета выданных талонов. После этого их передают комбайнерам и водителям транспортных средств, которые будут заняты на сборке урожая.

При каждой отправке от комбайна полного бункера зерна комбайнер передает водителю один Талон комбайнера (ф.№77в). Одновременно водитель передает комбайнеру один Талон водителя (ф.№77б). На складе зерно взвешивают, после чего водитель передает заведующему током талоны, полученные от комбайнера и Реестр приемки зерна от шофера (ф.№71-а), который ведется в одном экземпляре и постоянно находится у водителя.

После взвешивания транспортного средства с зерном, весовщик записывает номера Талонов комбайнера (ф.№77в), принятых от водителя, фамилию водителя, который доставлял зерно, номер транспортного средства и другие данные в Реестр приема зерна весовщиком (ф.№78а), который тоже ведется в одном экземпляре. После разгрузки зерна водитель возвращается и весовщик взвешивает транспортное средство и записывает в свой реестр массу тары, определяет массу зерна и одновременно указывает, от какого комбайна принято зерно. Количество сданного зерна подтверждается в этом реестре подписью водителя.

Водитель на основании своего Реестра приема зерна от шофера (ф.№71-а) записывает ежедневное количество перевезенного зерна в Дорожный лист грузового автомобиля (ф.№4-с) и сдает в конце отчетного дня эти документы непосредственно бухгалтеру по учету готовой продукции.

Комбайнер после окончания смены передает заведующему током все Талоны, полученные от водителей, а от него в обмен получает Выписку из реестра о намолоте зерна собранного на скошенной площади (ф.№67а). На основании этих документов комбайнер заполняет Учетный лист тракториста-машиниста (ф.№67-б) и сдает его бухгалтеру по учету готовой продукции.

Талоны комбайнера (ф.№77в) и Талоны водителя (ф.№77б), сданные в конце рабочего дня заведующий током вместе с Ведомостью движения зерна и другой продукции (ф.№80), на основании которой составляется Отчет о движении материальных ценностей и приложенным к ней Реестром приема зерна весовщиком (ф.№78а), ежедневно сдает бухгалтеру по учету готовой продукции. На основании этих документов делаются соответствующие записи в бухгалтерских реестрах, осуществляют контроль правильности заполнения документов, проводят сверку количества отправленного от комбайна зерна и принятого на ток бункеров зерна, сопоставляют с первичными документами поступления и расходования. На основании Ведомостей движения зерна и другой продукции (ф.№80) бухгалтером по учету готовой продукции формирует отчетность о движении зерна. После этого талоны могут быть выданы под отчет комбайнерам и водителям для повторного использования.

На основании сданных Реестров приема зерна от шофера (ф.№71-а) и Реестра приема зерна весовщиком (ф.№78а) в конце отчетного дня бухгалтером по учету готовой продукции составляются Реестры по видам культур.

Зерно, которое поступило от комбайнера на склад, в большинстве случает требует дополнительной сортировки и сушки. Работы, связанные с очисткой зерна оформляются Актом на сортировку и сушку продукции растениеводства (ф.№82), который составляют в одном экземпляре на каждую партию продукции в присутствии агронома. Подписывает его заведующий током, бригадир, весовщик, агроном хозяйства. Акт является основанием для оприходования очищенного зерна по культурам и сортам, а также отходов, пригодных для использования, списанных отходов, которые не могут быть использованы, и потерь от усыхания зерна. Заведующий током 1,16 числа каждого месяца предоставляет Акты бухгалтеру по учету готовой продукции, который осуществляет таксировку и подсчет итогов.

Учет продукции садоводства ведется в Дневнике поступления сельскохозяйственной продукции (ф.№81), который ежедневно составляет бригадир в одном экземпляре на всю бригаду. Перед началом уборки каждому бригадиру выдается необходимое количество бланков.

По мере поступления продукции от рабочих бригадир взвешивает собранную продукцию и каждое взвешивание записывает в дневник, отмечаю в нем дату, название продукции, фамилии лиц, от которых принята продукция, а также табельный номер работника.

Дневник поступления сельскохозяйственной продукции (ф.№81) ежедневно, в конце рабочего дна, бригадир сдает бухгалтеру по учету готовой продукции, которой осуществляет проверку правильности оформления документа, проводит таксировку и подсчет итогов. Продукция приходуется на склад.

Перечень работ по созданию, проверке и обработке Реестра приема зерна от шофера, Ведомости движения зерна и другой продукции, Дневника поступления сельскохозяйственной продукции, которые выполняются каждым подразделением хозяйства, а также всеми исполнителя с указанием их взаимосвязи представлены в виде Оперограмм (документограмм) в Приложениях .