Основным достоинством редактора электронных таблиц Ехсеl является наличие мощного аппарата формул и функций. Любая обработка данных в Ехсеl осуществляется при помощи этого аппарата. Можно складывать, умножать, делить числа, извлекать корни, вычислять синусы и косинусы, логарифмы и экспоненты. Помимо чисто вычислительных действий с отдельными числами можно обрабатывать отдельные строки или столбцы таблицы, а также целые блоки ячеек. В частности можно находить среднее арифметическое, максимальное и минимальное значения, среднеквадратичное отклонение, доверительный интервал и многое другое.

При расчетах в табличном редакторе MS Excel часто необходимо использовать данные, уже имеющиеся в документе. В таких случаях при вводе формулы расчета пользователь может сослаться на ячейку или диапазон ячеек, в котором содержаться исходные данные. Для ввода формулы в ячейку необходимо:

- выделить ячейку, в которую необходимо поместить формулу;

- в ячейке или строке формул ввести знак «=».

- записать формулу;

- нажать «Enter».

Чтобы в формуле сделать ссылку на какую-либо ячейку книги, необходимо при наборе формулы мышью выделить эту ячейку.

Например, чтобы рассчитать поле «Начислено» зная «Оклад» и «Ставку», необходимо выделить ячейку С2, поставить знак «=», мышкой выделить ячейку А2, ввести знак «*», мышкой выделить ячейку В2 и нажать «Enter». Если при вводе формулы использовать ссылки на ячейки, то при изменении исходных данных, изменятся и значение в зависимой ячейке (ячейке результата). Если же при вводе формулы данные вводятся с клавиатуры, то при изменении исходных данных значение зависимой ячейки останется прежним.

Ссылки в MS Excel бывают относительными, абсолютными и смешанными.

Относительная ссылка (ссылка типа А1) - адрес ячейки в формуле, определяемый на основе расположения этой ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. При копировании ячейки относительная ссылка автоматически изменяется. Относительные ссылки используются в ячейках по умолчанию.

Абсолютная ссылка (ссылка типа $А$1) - точный адрес ячейки в формуле, ссылающийся на данную ячейку независимо от положения ячейки с формулой.

Смешанная ссылка (ссылка типа $A1 или A$1) – адрес ячейки с фиксированными столбцом или строкой. При копировании ячейки в смешанной ссылке автоматически изменяется только незафиксированная часть.

Чтобы изменить тип ссылки, необходимо выделить в формуле эту ссылку и несколько раз (в зависимости от типа ссылки) нажать клавишу «F4».

Примеры использования ссылок:

Копировать формулу можно обычным способом копирования (команды «копировать» и «вставить») или выделив ячейку с формулой и растянув ее в нужном направлении за нижний правый угол (указатель превратится в черный крестик).