4 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В УЧЕТЕ ДКСП ИМ. ЧАПАЕВА ОАО «КМК» БЕЛОГОРСКОГО РАЙОНА

В ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» существует частичная автоматизация учетного процесса. В основном первичные документы составляются на бумажных носителях, обработка и движение документов осуществляется ручным способом.

В производственную структуру ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» входят 2 полеводческие бригады, автопарк и тракторный парк, работники которых составляют и передают первичные документы соответственно участкам их работы согласно графику документооборота в бухгалтерию предприятия. Она в свою очередь осуществляет их проверку и обработку документов.

В штате ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» нет должности инженер-программист. В случае необходимости инженер-программист пригашается на договорной основе. Он оказывает услуги:

- устанавливает программное обеспечение;

- проводит исправление разработанных программ, корректирует их;

- осуществляет поиск неисправностей, диагностика сбоев в системе;

- оказывает помощь в работе с компьютером работникам ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК»;

- организует защиту информации от несанкционированного доступа и контроль защиты;

- предупреждает директора ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» о неисправностях и других отрицательных причинах;

- осуществляет модернизацию, мелкий ремонт, покупку затратных материалов (картриджи, чернила и др.).

В случае серьезных поломок компьютер отвозится в ремонтную мастерскую.

Всего на предприятии насчитывается 3 компьютера. В распоряжении бухгалтерской службы ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» находится 2 компьютера модели РС 486, 2 ЭЛТ-монитора, лазерный принтер Саnоn, ксерокс и факс используются для нужд всего хозяйства.

В ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» используется программное обеспечение Windows XP, прикладное MS Office2003, текстовый редактор Word и редактор электронных таблиц Excel, антивирусная программа Касперский. На предприятии отсутствует локальная сеть и нет подключения к Internet и электронного адреса. Если необходимо осуществить пересылку документа в электронном виде, то он копируется на диск и с помощью услуг Internet-клуба отправляется.

Один компьютер бухгалтерии находится непосредственно в пользовании кассира ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК», где в электронном виде находятся приходный и расходный кассовые ордера, счет-фактура, платежное поручение, которые в случае необходимости кассир в электронном виде составляет, распечатывает и подает на подпись директору и главному бухгалтеру. При необходимости осуществляет набор и распечатку каких-либо административных документов.

За вторым компьютером работают все остальные работники бухгалтерии ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» по мере надобности.

Пенсионным фондом, Фондом социального страхования в связи с временной утратой трудоспособности, Фондом страхования от несчастных случаев, Фондом страхования на случай безработицы бесплатно были установлены программные продукты для расчета отчислений и удержаний по каждому фонду. Данные программные продукты представляют собой типовую форму отчетов в соответствующий фонд, куда вводятся исходные данные и они рассчитывают конечный результат. Затем заполненная, готовая форма распечатывается, подписывается директором и главным бухгалтером и подается в соответствующий фонд на бумажном носителе.

Для составления и предоставления налоговой отчетности ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» в ходе акции по льготной цене приобрело программное обеспечение «Бест-Звіт Плюс».

Программа в электронном виде содержит все возможные формы налоговой отчетности, предприятие выбирает ему необходимые, составляет их и с помощью Internet предоставляет налоговой администрации по месту регистрации. Также в программе содержится руководство по составлению форм налоговой отчетности. Но в связи с неумением работников бухгалтерии работать с данням программным продуктом отчетность продолжает составлять на бумажных носителях.

Компьютерное обеспечение (наличие) бухгалтерии ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» Белогорского района представлено в Приложении 32.

Степень владения компьютерной техникой работников предприятия значится на среднем уровне. Иногда возникают погрешности из-за невнимательности.

Работников бухгалтерии директор ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» не отправлял на курсы, обучающие работе с персональным компьютером. Обучение работе с персональным компьютером происходит непосредственно в процессе работе, с ростом практики растет и степень владения компьютерной техникой.

Степень владения работников бухгалтерии ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» Белогорского района компьютерной техникой представлена в Приложении 33.

В связи с переходом к более прогрессивным формам учета значительно меняется характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручной работе. Главным для учетного персонала становиться организация учета, контроля, анализа.

Компьютерная форма бухгалтерского учета позволяет снизить трудоемкость учета, повысить достоверность и оперативность информации, содействует интеграции всех форм учета – оперативного, бухгалтерского и статистического, своевременную предоставление информации для управлении производством и составления финансовой отчетности.

Директору ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» для совершенствования

Системы автоматизированных технологий необходимо включить в штат инженера программиста либо заключить договор на постоянной основе с фирмой по обслуживанию компьютерной техники. Также необходимо отправить работников бухгалтер на курсы, обучающие работе с компьютером, что позволит им внедрять компьютерную информационную систему предприятия, поддерживать её в актуальном состоянии, обеспечивать её постоянное развитие и приспосабливать к особенностям деятельности предприятия. Следует пригласить инженера-программиста налоговой администрации, который бы научил работников бухгалтерии работе с программным обеспечением «Бест-Звіт Плюс».

Для систематизации информации о работниках ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» и в случаи необходимости её быстрого поиска директору ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» нужно поручить инженеру программисту разработать с помощью электронных таблиц Excel базу данных содержащую сведения о занимаемой должности, приеме и увольнении на работу, окладе, стаже работы, специальности, образовании, паспортных данных и т. д.

Процессы глобализации, которые охватили все сферы жизни общества, привели к возрастанию объемов информации, необходимых для эффективного управления. Её получение и использование, в свою очередь, обусловило возрастание количества документов. Поэтому традиционный метод работы с документами в таких условиях становятся малоэффективными: архив из бумажных документов занимает полезную площадь помещения бухгалтерии ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» и характеризуется низким уровнем эффективности и оперативности поиска необходимых информационных данных. Кроме того, в условиях жесткой конкуренции эффективно могут вести дела, прежде всего предприятия, которые имеют возможность оперативно получать информацию. Решение этой проблемы, а также обеспечение усовершенствования информационного обеспечения управления содействует внедрению ДКСП им. Чапаева ОАО «КМК» электронного документооборота.